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Office 365 und die Lernende Organisation

Es zeichnet sich ab, dass lernOS auf der Ebene der Lernenden Organisation und Office 365 zwei zentrale Themen bei mir im kommenden Jahr sein werden. Deswegen mache ich mir gerade Gedanken, wie die beiden Themen miteinander zusammenhängen. Das Zusammenspiel von Technologie und Lernen/Kultur soll gleichzeitig die Basis für den lernOS Guide auf Ebene der Organisation werden (erste Gedanken dazu im Handbuch Version 0.5). Dieser Blog-Beitrag kann sich im Lauf der nächsten Wochen immer wieder etwas verändern, wenn sich meine Gedanken ordnen.

3 Ansätze der Lernenden Organisation

Drei Quellen sind für mich für das Konzept der Lernenden Organisation zentral:

  1. Das Systemdenken aus der 5. Disziplin von Peter Senge
  2. Die 3 Building Blocks der Lernenden Organisation von David Garvin
  3. Das Dual Operating System mit Hierarchie und Netzwerk nebeneinander von John Kotter

Die fünf Disziplinen nach Peter Senge sind Shared Vision, Personal Mastery, Team Learning, Mental Models und Systems Thinking. In “Personal Mastery” ist das Lebenslange Lernen verankert, im “Team Learning” die Forderung nach kontinuierlich lernenden Teams. Das Systemdenken ist der Ansatz, ein Unternehmen nicht als eine starre Maschine zu sehen, sondern als einen lebendigen Organismus, der mit der Außenwelt agiert und sich selber kontinuierlich an Veränderungen anpassen kann (=lernen). Diese Anpassung passiert auf allen Ebenen der Organisation, vom einzelnen Mitarbeiter bis zur gesamten Struktur der Organisation, exakt die drei Ebenen von lernOS.

David Garvin und Amy Edmondson arbeiten in ihrem Artikel Is Yours A Learning Organization? die drei Handlungsfelder “Leadership that reinforces Learning”, “Concrete Learning Processes” und “A Supportive Learning Environment” heraus. Darin werden die Führungskräfte in ihrer Vorbildrolle für den Umgang mit Wissen und Lernen hervorgehoben. Bei den konkreten Lernprozessen wird eher auf formale Lernprozesse wie Informationsmanagement, Innovationsmanagement, Competitive Intelligence, Problem Solving und Skill Management abgezielt. Hier ergänze ich beim Erklären immer noch das informelle Lernen im Sinne des 70/20/10 Modells (Barcamps, Meetups, Communities of Practice). Garvin sieht im “Learning Environment” hauptsächlich kulturelle Aspekte (Gefühl der Sicherheit, Wertschätzung gegenüber anderen Ideen, Risikobereitschaft, Zeit zum Lernen), die natürlich extrem wichtig sind. Zusätzlich sehe ich in der Arbeits- und Lernumgebung auch noch die physische Arbeitsumgebung (Gebäude, Büros, Besprechungsräume, Kreativräume, Lernräume, Coworking-Spaces) und die digititale Arbeitsumgebung (Intranet, Enterprise Social Network, Anwendungen, mobile Endgeräte).

Im Artikel Accelerate! beschreibt John Kotter die Koexistenz von Hierarchie und Netzwerk. Die Netzwerkorganisation besteht in diesem Modell aus Freiwilligen, die neben ihren Tätigkeiten in der Hierarchie auch im Netzwerk aktiv sind. Hier sind zwei Fälle zu unterscheiden: 1.) Vernetzung mit anderen Kolleg*innen über die Grenze von Organisationseinheiten hinweg (sog. Fayolsche Brücken, z.B. durch Working Out Loud), aber auf individueller Ebene und ohne Gruppenbildung (linke Seite) 2.) Bildung von Initiativen und Subinitiativen, die zielgerichtet sind, aber mit einem selbstgegebenen Ziel und nicht durch hierarchische Vorgabe (rechte Seite).

https://hbr.org/resources/images/article_assets/hbr/1211/R1211B_A_LG.gif

Die Grundidee von Accelerate! baut auf den 8 Schritten der Veränderung aus dem Buch Leading Change auf, in der bereits die “Guiding Coalition” eine zentrale Rolle spielte:

  1. Establishing a sense of urgency
  2. Creating a guiding coalition
  3. Developing a change vision
  4. Communicating the vision for buy-in
  5. Empowering broad-based action
  6. Generating short-term wins
  7. Never letting up
  8. Incorporating changes into the culture

Der Guiding Coalition kommt dabei eine besondere Rolle zu, weil sie – bestückt mit Freiwilligen aus der hierarchischen Organisation – die Brücke zwischen Hierarchie und Netzwerk bildet. John hebt aber auch die drei wichtigsten Unterschied von Accelerate! zum alten 8-Schritte-Ansatz hervor: 1.) Früher war der Wandel zeitlich begrenzt, heute ist er dauerhaft 2.) Die Change Agents im alten Ansatz waren meist eine “small, powerful core group”, für den Wandel heute ist eine “volunteer army” notwendig 3.) die Change-Ansätze früher fanden in der traditionellen Hierarchie statt, heute muss die Flexibilität und Agilität des Netzwerks genutzt werden. Im Video Accelerate! The Evolution of the 21st Century Organization beschreibt John sehr anschaulich, wie die Balance zwischen Hierarchie und Netzwerk gehalten werden kann:

Office 365

Wie passt das Angebot von Office 365 mit dem Konzept der Lernenden Organisation zusammen? Für viele Neueinsteiger ist Office 365 erst einmal etwas unübersichtlich, da es so viele einzelne Anwendungen (Apps genannt) und Dienste bietet (z.B. Azure Cognitive Services). Darstellungen wie beispielsweise das Periodic Table of Office 365 zeigen die einzelnen Anwendungen zwar auf, helfen aber wenig für die Orientierung. Als Einstiegspunkt eignet sich in meinen Augen die Inner-Outer-Loop-Darstellung von Microsoft von der Ignite 2017, die eine Hilfestellung bei der Frage gibt, wo man eine Konversation in Office 365 beginnen sollte:

Ausgangspunkt in der Grafik unten ist der einzelne Mitarbeiter, dessen persönliches Informationsmanagement mit E-Mails (“ubiquitous for targeted communications”), Terminen, Kontakten etc. in Outlook stattfindet (für alle ESN-Fans: ja, das ist auch mehrere Jahre nach der Einführung von Enterprise Social Networks so!). Die Zusammenarbeit in bekannten Teams stellt der “Inner Loop” dar. Im Beschreibungstext der Grafik heißt es zwar “People you work with regulary on core projects”, ich würde den Inner Loop aber auf alle geplante Kommunikation und Zusammenarbeit in bestehenden und bekannten Teams und damit die linke Seite vom Dual Operating System beziehen (z.B. Abteilungen, Gremien, Projekt-Teams und Prozess-Teams). Der “Outer Loop” ist für “people you connect with openly accross the organization”. Über die Vernetzung können einfach Informationen ausgetauscht werden (z.B. über Working Out Loud), es kann aber auch zielgerichtete Kommunikation und Zusammenarbeit entstehen (z.B. In Communities of Practice). Das stellt dann die rechte Seite des Dual Operating System dar.

Bei der Vielzahl von Office 365 Apps, die kontinuierlich verbessert und erweitert werden (z.B. aktuell Kaizala), sollte ständig geschaut werden, welche davon für das Lernen in der Organisation relvant sein könnten. Prominente Beispiele sind Stream als internes YouTube, Forms für das strukturierte Erfassen von Feedback oder Flow für die Automatisierung von Routineaufgaben von Wissensarbeitern (z.B. Teilen neuer Videos in Communities).

Office 365 und die Lernende Organisation

Aus diesen Vorüberlegungen lässt sich ein Maßnahmenplan ableiten, wie die Einführung von Office 365 verwendet werden kann, um dem größeren Entwicklungsziel “Entwicklung einer Lernenden Organisation” zuzuarbeiten. Im Folgenden sammle ich in einer dynamischen Liste Elemente für einen Baukasten, den man dann fallspezifisch zu einer Projekt-Roadmap zusammenstellen kann:

  • Sense of Urgency & Shared Vision: warum führt die Organisation Office 365 ein? Welche Elemente der Geschäfsstrategie können durch Office 365 unterstützt werden? Wie kann die Bedeutung von Wissen und Lernen in der Vision verankert werden (“Wenn Siemens wüsste, was Siemens weiß”)?
  • Guiding Coalition: welches Kernteam und welches Guide-Netzwerk (“volunteer army”) bildet die Guiding Coalition die die Veränderung in der Arbeitsweise (New Work) treibt? Sind genug Schlüsselpersonen mit dabei? Sind genug Experten in Bezug auf Office 365, aber auch in Bezug auf die Arbeitsprozesse in denen Office 365 verwendet mit dabei? Wird die Guiding Coalition in der Organisation genug Glaubwürdigkeit und Reputation haben? Sind ausreichen etablierte Führungskräfte für die Unterstützung der Veränderung mit dabei? Wie können die Führungskräfte Vorbilder/Role Models in Bezug auf Digital Leadership sein/werden (Executive Blog, Executive Vlog, Executive Communities, Townhall mit Livestream, Executive Tweetchats)?
  • Shared Vision: wie sieht das Zielbild für den Einsatz von Office 365 aus? Wie sieht Kommunikation und Zusammenarbeit in der Organisation, mit Partnern und nach Extern im Idealfall in Zukunft aus? Was sind die Kernbotschaften? Wie werden die Anwendungen von Office 365 in diesem Kontext platziert?
  • Communication: wie kann die Vision und die Kernbotschaften bestmöglich in der ganzen Organisation bekannt gemacht werden? Welche Maßnahmen sind über Standard-Kommunikationsmaßnahmen (E-Mail, Flyer, Poster, 1-Pager etc.) hinaus sinnvoll? Welche Ansätze von Influencer- und Guerilla-Marketing können genutzt werden? Wie kann die Kommunikation “anders” als bisher üblich gestaltet werden, um den Botschaften “anders arbeiten” und “anders führen” Rechnung zu tragen?
  • Empowering broad-based action: wie kann das Guide-Netzwerk als treiber für eine Massenbewegung eingesetzt werden? Wie kann das “Onboarding” neuer Guides im Netzwerk aussehen? Welches “Guide Toolkit” (Präsentationen, Leitfaden, Steckbriefe etc.) erhalten Guides als Hilfsmittel? Welche Regelaktivitäten werden für den Austausch von Guides angeboten (z.B. Monatstreffen, regelmäßige Online-Besprechungen)? Welche Unterstützung bieten die Guides an (1:1 Gespräche, Vorstellungen in Abteilungs-/Projektrunden, Hands-On-Workshops etc.)? Wie können alle Mitarbeiter Teil der Massenbewegung werden (z.B. Offene Calls, Barcamp zu Office 365, Bereitstellen aller Materialien in bearbeitbarer Form).
  • Generating short-term wins: wie kann mit den Office 365 Anwendungen schnell ein Aha-Effekt erzeugt werden? Was sind Beispiele guter Praxis? Das können z.B. sein
    • Delve Profile als “Homepage” und “Digital Twin” für Mitarbeiter, Absprungpunkt zum persönlichen Blog der Mitarbeiter
    • OneDrive als ersatz für persönliche Laufwerke mit einfachem Teilen und Verfügbarkeit der Dateien auf allen Endgeräten
    • OneNote als digitales Notizbuch für Mitarbeiter oder ganze Teams
    • PowerPoint für die Erstellung von Multimedia-Inhalten inkl. Screencasts
    • SharePoint als Intranet für die ganze Organisation oder Teile der Organisation (s.a. SharePoint Starter-Kit auf github)
    • Skype for Business für Online-Besprechungen, aber auch für das Livestreaming von Meetups und Open Calls
    • Stream für Aufzeichnungen von Schulungen, Screencasts, Tutorials (auch User Generated Content)
    • Teams als Kommunikationszentrale für Abteilungs- und Projekt-Teams. Dadurch können E-Mails massive reduziert und Schatten-IT (z.B. Slack) zurückgefahren werden
    • Teams für Gruppen, die gemeinsam durch eine Schulung oder ein Blended Learning Angebot laufen
    • Word für maschinelle Übersetzung ganzer Dokumente (Beispiel: deutsche Version des lernOS Guide ist so entstanden)
    • Yammer mit den Gruppen für offene Kampagnen und strategische Themen, die eine breite Menge von Leuten ansprechen
    • Yammer mit dem offenen Aktivitätenstrom “Gesamtes Unternehmen” für offenes Teilen, Vernetzten und systematisches Working Out Loud
    • Yammer mit der Livestream-Funktion für Mitarbeiterveranstaltungen, Fachveranstaltungen/Meetups und Townhall
    • Yammer mit den externen Gruppen für die Kommunikation und Zusammenarbeit mit externen Partnern und Stakeholdern
    • DILO (day in a life of) für verschiedene Rollen der Organisation, z.B. für Marketing, Sales, Human Resources, Finance, Compliance, Construction, IT Manager, Service Engineer, Retail Associate, Retail Manager (s.a. Office 365 Adoption Kit)
    • uvm. (Deine Idee?)
  • Never letting up: Keep Calm & Learn On!
  • Incorporate changes into culture: wie können alle Maßnahmen rund um die Office-365-Einführung die Kultur einer Lernenden Organisation fördern (Lernkultur, Führungskultur, Innovationskultur, Fehlerkultur etc.)? Beispiele für konkrete Maßnahmen:
    • Lead by Example: Führungskräfte werden in die Lage versetzt und angehalten, für den neuen offenen, agilen, transparenten und digitalen Arbeitsstil als Vorbild zu fungieren (z.B. durch Reverse Mentoring, Führungskräfte-Community, Verankerung in Leadership-Programmen)
    • Open by default: Yammer-Gruppen oder SharePoint-Teamsites sind im Standard offen für alle Mitarbeiter und können nur durch Begründung geschlossen gestartet werden
    • Working Out Loud: alle Mitarbeiter werden motiviert, ihr Delve-Profil zu pflegen, dort ihren eigenen Blog zu starten, in Stream einen Video-Kanal anzulegen und im Bereich “Gesamtes Unternehmen” auf Yammer intern zu twittern
    • Lessons Learned: nach abgeschlossenen Aktionen oder Projekten werden After Action Reviews oder Lessons Learned Workshops durchgeführt und die Ergebnisse wenn möglich z.B. in einem Wiki allen Mitarbeitern verfügbar gemacht
    • Strategy/Innovation Challenges: in offenen Yammer Gruppen werden Strategie- oder Innovationswettbewerbe gemacht, um Offenheit und Partizipation zu fördern
    • uvm. (Deine Idee?)

So viel erstmal zu meinen ersten Gedanken zum Thema. Welche Ideen habt Ihr zum Ansatz “Office 365 und Lernende Organisationen” noch? Gerne unten in die Kommentare schreiben!

Akademie Talk: New Work Style bei Continental

Der erste Akademie Talk wird am kommenden Freitag den 18.05. von 10:30-11:30 Uhr stattfinden. Der Akademie Talk ist ein monatliches und einstündiges Webinar mit interaktivem Dialog. Zur Premiere haben wir mit Harald Schirmer (Twitter: @haraldschirmer) von der Continental einen ganz besonderen Gast gewinnen können, denn Harald steht mit seiner großen Bandbreite von Enterprise Social Networks (ESN) über Multiplikatoren-Netzwerke bis hin zu Ansätzen der Personal- und Organisationsentwicklung in ganz besonderer Weise für den interdisziplinären Ansatz unserer Akademie.

Akademie Talk mit Harald Schirmer

Beim Akademie Talk wird Harald von seinen Erfahrungen bei der Etablierung des Guide-Netzwerks bei Continental in den letzten Jahren berichten. Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der Rolle der Guides bei dem aktuellen Projekt zum Rollout von Office 365 bei Continental. Harald war zu dem gleichen Thema vor kurzem im Audi Zusammenarbeit 2.0 Meetup zu Gast. Den Vortrag dort haben wir aufgezeichnet und über Harald’s Kanäle als Audio-Version und Video-Version bereitgestellt. Für alle Teilnehmer*innen des Akademie Talk empfehlen wir, sich diesen Vortrag vorab schonmal anzuschauen. Harald wird im Talk am Freitag nochmal eine kompakte Zusammenfassung geben, so dass im Anschluss viel Zeit für Eure Fagen bleibt!

Zugangsdaten Skype for Business

Im Rahmen der neuen Angebote Akademie Plus und Akademie Pro bieten wir im Mai 2018 einen kostenlosten Schnuppermonat an. In diesem Rahmen ist der Akademie Talk mit Harald Schirmer frei zugänglich. Den Livestream machen wir über Skype for Business, hier die Zugangsdaten:

Die Aufzeichnung des Talks werden wir im Nachgang unter https://cogneon.de/lernflix bereitstellen. Gerne die Info zum Talk an zusätzliche Interessierte weiterleiten:

[bctt tweet=”Tipp: am Freitag den 18.05. von 10:30-11:30 Uhr Akademie Talk mit Harald Schirmer zu New Work Style @ Continental. Jetzt Termin im Kalender eintragen!” username=”cogneon”]

Digitaler Arbeitsplatz der Zukunft: Chat-basierte Collaboration-Plattformen spielen eine zentrale Rolle

Nach der viel beachteten Studie Arbeit 4.0: Megatrends digitaler Arbeit der Zukunft – 25 Thesen der Telekom (2015) ist im Januar 2018 eine neue Studie mit dem Titel Digitale Arbeitsplatzgestaltung – Hub für vernetztes Arbeiten in Zusammenarbeit mit crisp Research erschienen (N=401, Methode: Befragung von IT-, Strategie- und weiteren Business-Entscheidern). Untersucht wurden mobile Technologien und Werkzeuge für den digitalen Arbeitsplatz, die eine Grundlage für agile und flexible Arbeits- und Kommunikation bilden.

Applikationen, Endgeräte und Technologien

In dem sog. Technologie-Modell der Studie , werden die fünf Ebenen Backend, Management, Plattform, Endgeräte und Anwendungen unterschieden. Die Dimension Endgeräte erscheint mit PC, Laptop, POS/Kassensystem, Smartphone, Tablet, Smartwatch und Augmented Reality vollständig und für die Zukunft vorbereitet. Als Applikationskategorien werden genannt:

  • Kommunikation: UCC/VOIP, Voice, Collaboration, Chat, E-Mail, Videokonferenz
  • Teamwork: Filesharing, Office, Projektmanagement, Social Intranet
  • Produktivität: Office, Design, Kalender, CRM/ERP
  • Weiteres: Fieldservice, Mobile Web, Marketing, Support, ERP

Das Technologie-Modell gibt damit eine gute Orientierung der Handlungsfelder. Es weist eine Ähnlichkeit mit dem Aperto-Framework zur Auswahl, Einführung und Optimierung von Corporate Social Software auf. Eine Kombination von beiden könnte sich lohnen, um auch die Dimensionen Geschäftsprozesse und Anwendungsfälle zu berücksichtigen.

Hoffnungen und Ziele

Bei den mit der Etablierung eines digitalen Arbeitsplatzes verfolgen Zielen ist mir positiv aufgefallen, dass die Studienteilnehmer Produktivität, Wissensmanagement & Kreativität ganz nach oben gewählt haben und die Kosteneinsparung nicht im Mittelpunkt steht:

  1. Produktivität der Mitarbeiter steigern (48%)
  2. Verbesserung des Wissensmanagements und der Teamarbeit (38%)
  3. Kreativität der Mitarbeiter steigern (38%)
  4. Kundenkontakt optimieren (35%)
  5. Realisierung flexibler Arbeitszeitmodelle (34%)
  6. Abbildung sämtlicher Geschäftsprozesse als digitaler Service (25%)
  7. Reduktion der Reisekosten durch geringere Reisetätigkeit (23%)
  8. Grundlage für digitale Geschäftsmodelle, Kundeninteraktion schaffen (22%)
  9. Vereinheitlichung des Endgerätemanagements, Unified Endpoint Management (20%)
  10. Kosteneinsparung innerhalb der IT-Operations (15%)

[bctt tweet=”Produktivitätssteigerung, Verbesserung des Wissensmanagements und Förderung von Kreativität sind die zentralen Ziele der Etablierung digitaler Arbeitsplätze.” username=”cogneon”]

Verdrängt der Chat die E-Mail?

Im Bereich der Produktivitätssteigerung ist die Ablösung oder drastische Reduzierung von E-Mails ist seit den Anfänge von Enterprise 2.0 im Jahr 2006 ein oft gehörtes Argument (s.a. Atos Zero E-Mail-Programm). Doch ein solcher Rückang des geschäftlichen E-Mail-Verkehrs ist in der Praxis nicht zu beobachten (s.a. der Radicati Group), ein kürzlich erschienener wiwo-Artikel (Ausgabe 16/2018) benennt die durchschnittliche tägliche Beschäftigungsdauer mit E-Mail auf zwei Stunden.

Trotzdem sieht die Studie einen Trend hin zu Chat-basierten Collaboration-Plattformen als “zentrale Plattform digitaler Arbeitsplätze”. Bisher isolierte und schlecht vernetzte Einzellösungen wie Office-, Datei- und Management-Lösungen gruppieren sich in diesem Leitbild um die Chat-Plattformen, die sich im Workspace 2.0 (Chat-based Workspace) wie eine “Spinne im Netz” positionieren (Quelle: crisp).

Eingesetzte Chat-basierte Collaboration-Lösungen

Zu den in der Studie genannten Chat-basierten Collaboration-Lösungen gehören (in Klammern jeweils in Prozent: Nutzung heute, in Evaluation, Nutzung zukünftig, keine Nutzung):

  1. Office 365 (35/23/25/16)
  2. Skype (35/18/16/331)
  3. Skype for Business (29/20/25/26)
  4. Google Hangouts, G Suite (18/25/20/36)
  5. Cisco WebEx, Jabber (14/23/19/44)
  6. Slack (13/26/13/48) – die Abkürzung steht übrigens für “Searchable Log of all Conversation and Knowledge”
  7. Citrix (12/18/19/51)
  8. Cisco Spark (12/23/18/47)
  9. Unify Circuit (11/17/24/47)
  10. teamwork (11/20/15/54)
  11. Mitel MiCollab (11/19/17/54)
  12. Workplace by Facebook (10/22/17/54)
  13. Cisco Team-One (9/17/18/55)
  14. Atlassian Hipchat (7/17/17/58)
  15. Jive (7/19/13/61)
  16. Teamwire (4/12/8/75)
  17. Mango Office (8/20/12/62)
  18. fuze (6/18/10/66)
  19. 8×8 (4/18/13/65)

Fazit

Bei der Klassifizierung der Bestandteile eines Digitalen Arbeitsplatzes im Benchlearning Projekt Social Intranet 2012 (PDF-Bericht, S. 4) haben Chat-basierte Collaboration-Plattformen noch keine Rolle gespielt. Das hat sich mittlerweile geändert. Plattormen wie Slack werden vermutlich wegen der Datenhaltung in USA in der deutschen Industrie und in Großunternehmen keine große Rolle spielen. Aber bei den Einführungsprojekten von Office 365 kann man klar erkennen, dass neben Skype for Business insbesondere Microsoft Teams sehr stark im Fokus steht.

[bctt tweet=”Chat-basierte Collaboration-Plattformen werden ein zentrales Element des Digitalen Arbeitsplatzes. Office 365 und Microsoft Teams werden heute und in Zukunft am häufigsten eingesetzt.” username=”cogneon”]


Hinweis: die Studie kann gegen Bezahlung mit persönlichen Daten online bestellt werden.

Erfahrungen zur Auswahl einer Plattform für die neue Akademie Community

Lern-Communities spielen eine zentrale Rolle im informellen Lernen und damit bei der Weiterbildung der Zukunft. So auch in den aktuellen Überlegungen, die Erfahrungen der Cogneon Akademie zur Entwicklung von Lernenden Organisationen über unsere Kundenprojekte hinaus einer breiteren Zielgruppe mit Hilfe einer Akademie Community zugänglich zu machen. In einer Pilotphase im März 03/2018 haben wir gemeinsam mit 13 Pilotnutzer*innen eine Plattform für die Online-Community ausgewählt. Überraschung für uns: es ist ein alter Bekannter geworden.

Seit unserer Gründung im Dezember 2001 haben wir viel Erfahrungen in hunderten Kundenprojekten gesammelt. Das Problem aus unserer Sicht: dieses Wissen liegt zum großen Teil in unseren Köpfen, zum Teil auf unseren Servern versteckt und ist damit nicht zugänglich. Das wollen wir ändern und dieses Wissen gemäß unseres Slogans “Wissen muss frei sein!” einem größeren Personenkreis zugänglich machen. Ab Mai 2018 werden wir mit der Akademie Community hierzu ein ganz neues Produkt für Professionals in mittleren und großen Organisationen an den Start bringen. Der Ansatz wird nicht die Beratung/Dienstleistung/Schulung, sondern die Community als Gemeinschaft der Lernenden in den Mittelpunkt stellt. Neben einer Online-Community wird es auch ein Jahres-Event, zwei Knowledge Jams, ein “Lernflix” mit Learning Nuggets, einen monatlichen Community Talk uvm. geben.

Im Bereich Online-Communities haben wir in der Vergangenheit schon eine ganze Menge Experimente durchgeführt und dabei Erfahrungen gesammelt:

  • Wiki und Knowledge Jam: unser Mediawiki-basiertes Wiki war vor der Öffnung unser internes Intranet. Anfang 2015 haben wir die  interne Informationen entfernt und am 22.05.2005 unter wiki.cogneon.de zugänglich gemacht. Erster Anwendungsfall war die Dokumentation der Knowledge Jams zusammen mit den Teilnehmern. Das Wiki verfügt zwar über Benutzerseiten (Profile), Diskussionsseiten und persönliche Nachrichten, ist aber hauptsächlich für die Dokumentation und nicht die Kommunikation von Wissen geeignet.
  • Benchlearning Projekt 2012 auf mixxt: gemeinsam mit Paul Seren von Schaeffler und Christian Kuhna von adidas haben wir 2012 das erste Benchlearning Projekt mit Fokus “Social intranets” (blp12) gestartet. Aus meinen verschiedenen Barcamps kannte ich die Community-Plattform mixxt (heute tixxt). Diese hatten wir damals  als Community-Plattform unter dem Namen “Orange People” ausprobiert und für Kommunikation und Dokumentation im blp12 verwendet.
  • Benchlearning Projekt 2013 auf G Suite: im blp13 mit dem Thema “Future of Learning & Future of Working” war auch Google Projektmitglied. Google bot an, die G Suite von Google für die Zusammenarbeit im Projekt zu testen. Gerade im Kontext größerer Industrieunternehmen gab es aber Schwierigkeiten mit der Nutzung von Google-Produkten.
  • Management 2.0 MOOC auf Xing Gruppe: ein Projektergebnis des blp13 war die Liste Innovative Lehr- und Lernmethoden. Diese haben wir im Projekt priorisiert, um einige Methoden Hands-on auszuprobieren. Die Wahl fiel u.a. auf die Methode Massive Open Online Course (MOOC), was zum Projekt Management 2.0 MOOCs führte. Die Struktur und Erfahrungen daraus (s.a. MOOCs als Anwendungsfall in sozialen Intranets auf der KnowTech 2013) bildeten später die Basis für den Zusammenarbeit 2.0 MOOC bei Audi und den Corporate Learning 2.0 MOOC.
  • Benchlearning Projekte 2015-2016 auf IBM Connections: die Teilnehmer des blp15 mit Thema “Internes Community Management” hatten alle seit 2-3 Jahren ein Enterprise Social Network (ESN) im Einsatz, überwiegend Jive oder IBM Connections. Bosch war gerade in einem Piloten, Connections nicht nur intern, sondern auch mit externen Partnern auszuprobieren. So konnten wir im Rahmen des Benchlearnings Connections als Plattform nutzen.
  • KnowTouch 2016 auf Discourse: die Bitkom hat die Wissensmanagement-Konferenz KnowTech 2015 eingestellt. Um der KnowTech-Community im Folgejahr einen Treffpunkt zu bieten, haben wir die KnowTouch ins Leben gerufen. Im Rahmen der Podcasting-Community sendegate.de wurde bereits seit Ende 2014 erfolgreich Discourse (von Jeff Atwood, einem der Macher von Stack Overflow) eingesetzt. Discourse haben wir erfolgreich zur Begleitung der KnowTouch eingesetzt (Konferenzplanung, Vortragsauswahl, Vorstellung der Teilnehmer, Programm, Bereitstellung Folien, Dokumentation, Diskussion zu den Vorträgen).
  • Benchlearning Projekte 2017-2018 auf Facebook Gruppe: die Teilnehmer in den Benchlearning-Projekten blp17/blp18 “Working, Collaborating & Leading in the Digital Age” sind in Bezug auf Social-Media-Nutzung wie z.B. Facebook, Twitter und LinkedIn sehr weit. So kam im Review 2016 der Wunsch auf, eine Facebook-Gruppe für die Kommunikation und eine private Cloud für Dokumente zu nutzen, was wir seitdem so erfolgreich umsetzen.
  • Benchlearning Projekt 2018 zu Office 365 auf Microsoft Teams: parallel zum blp18 haben wir dieses Jahr ein weiteres Benchlearning Projekt zu “Office 365 in der Unternehmenspraxis” gestartet. Da Microsoft Teams zu den Top-Prioritäten der teilnehmenden Unternehmen zählt, wurde Teams als Community-Plattform für das Projekt festgelegt.

Aus diesen Projekten lassen sich eine ganze Menge von Erfahrungen extrahieren. Viel hat funktioniert, viel hat aber auch nicht und wir haben daraus gelernt. Zusammenfassend kann man das vielleicht so sagen:

[bctt tweet=”Für den Erfolg einer Community kommt es auf die Faktoren Mensch UND Technik an. Community Management,  Beziehungsmanagement und Kommunikation sind genauso wichtig, wie technische Plattform, Usabilty und Dokumentation.” username=”cogneon”]

Einige Teilaspekte aus unseren Erfahrungen, die jetzt in die Akademie Community einfließen:

  • Community of Practice (CoP): wichtiger als die Technik ist das Selbstverständnis der Gemeinschaft der Lernenden. Hier kann nach wie vor das Konzept der CoP nach Etienne Wenger (s.a. CoP Quick-Start Guide) mit den drei Elementen Domain (Thema), Community (Menschen und Beziehungen) und Practice (praktisches Wissen) handlungsleitend sein.
  • Community Management: wie bei Unternehmen, Abteilungen und Projekten auch braucht es in Communities die Funktion des Koordinators, oft auch “Community Manager” genannt. Dieser sollte eher als “Wegbereiter” und “Katalysator” und weniger als “Bestimmer” auftreten. Auf jeden Fall ist es erfolgskritisch, das Community Management mit ausreichend Ressource zu versehen, da Aktivitäten sonst schnell einschlafen.
  • Dokumentation und Kommunikation: die eingesetzte Technik sollte die Kommunikation und die Dokumentation von Wissen unterstützen. Bei der Dokumentation sind sowohl Datei-basierter Inhalte (Ablage), als auch vernetzte und Web-basierte Inhalte (Webseiten, Wiki) zu unterstützen. Bei der Kommunikation sollte die schnelle, flüchtige Kommunikation (z.B. Chat, Messenger), aber auch die langandauernde, persistente Kommunikation (z.B. Forum, Blog) unterstützt werden.
  • Usability und User Experience (UX): die Technik muss vom Nutzer schnell verstanden und der eigene Nutzen erkannt werden (s.a. Technology Acceptance Model). Die Technik muss sich selbst erklären und ausreichend Hilfe anbieten (s.a. ISO 9241-11).
  • Mobile Nutzung und App: viele Anwender nutzen Online-Communities als “Zwischendurch-Medium” (im Bus, in der Bahn etc.). Daher muss die Technik auch auf mobilen Endgeräten vollumfänglich nutzbar sein (lesen, schreiben, partizipieren). Eine mobile App mit Push-Notifikation ist wichtig, um dem Nutzer schnell neue Aktivitäten der Community signalisieren zu können.
  • Kosten: für uns als Betreiber einer Community spielen natürlich auch die Kosten eine Rolle. Ein Pay-per-User-Modell haben wir ausgeschlossen, da neben den mit der Nutzerzahl steigenden Kosten auch ein großer Verwaltungsaufwand von Lizenzen entsteht.

Für die Pilotphase zu unserem neuen Produkt haben wir uns aufgrund der aktuellen Beliebtheit von Office 365 für Yammer entschieden. Im Gegensatz zu Microsoft Teams können in Yammer auch externe Personen als Nutzer ohne komplexes User Management eingeladen werden. Der Pilot hat allerdings gezeigt, dass Yammer für unser Konzept einige Nachteile mit sich bringt:

  • Unübersichtlich: schon bei 13 Pilotnutzern entstand der Eindruck, dass die Plattform unübersichtlich wird und Inhalte/Diskussionen nicht (mehr) gefunden werden können. Das gilt auch für die App, mit der die Pilotnutzer “nicht warm geworden” sind.
  • Zu Chat-artig: Yammer ist eher ein Chat-Werkzeug und nicht für ausführliche Kommunikation oder Dokumentation geeignet.
  • Keine Registrierung mit privaten E-Mail-Adressen: auch wenn in der Pilotphase alle Teilnehmer Professionals waren, bestand der Wunsch, sich mit einer privaten E-Mail an der Community zu beteiligen, z.B. weil bestimmte Apps auf dienstlichen Endgeräten nicht erlaubt sind.
  • Multiuser-Fähigkeit: wird in Organisationen bereits Yammer genutzt und ist gleichzeitig der Beitritt zu externen Gruppen verboten, muss sich der Nutzer kontinuierlich An- und Abmelden, was er natürlich in der Praxis nicht oft machen wird.

Nach der Pilotphase war recht schnell klar, dass Yammer nicht die Plattform der Wahl sein würde. Die Erfahrung ist vermutlich ähnlich, wie die der Microsoft Tech Community, die ja auch 2016 von Yammer nach Lithium umgezogen ist. Nach einigem Hin- und Herüberlegen haben wir in der letzten Woche der Pilotphase nochmal Discourse als Community-Plattform ausprobiert. Insbesondere die ausgewogene Abdeckung von Kommunikation und Dokumentation, die Übersichtlichkeit, die Usability, die Optimierung für mobile Nutzung und die guten Erfahrungen auf dem Sendegate sprachen dafür. Diese Einschätzung spiegelte sich dann auch in dem Feedback der Pilotnutzer wieder:

Erster Eindruck sehr positiv! Anmeldung ohne Probleme, App läuft bislang tadellos, UX besser als bei Yammer, da intuitiver, übersichtlicher und thematisch geordnet, zusätzlich die Möglichkeit, Lesezeichen zu vergeben. Möglichkeit zum Chat und Gruppenchat. Daumen hoch […]!

Ja, wesentlich übersichtlicher als Yammer. Scheint eine gute Wahl.

Ich finde vor allem die Timeline auf der rechten Seite prima, sowie die Möglichkeit, ein Lesezeichen auf einen interessanten Beitrag zu setzen, sonst findet sich bei längeren und komplexeren Themen ja irgendwann nichts mehr wieder.

Klasse finde ich auch dieses Gamification-Dings, dass man für Beteiligung Abzeichen (Badges) verliehen bekommt.

Discourse gefällt mir sehr gut als Alternative. Mehr Corporate Identity (orange) und einfach wesentlich übersichtlicher. Ich fühle mich jedenfalls wesentlich wohler in diesem System. Läuft auch gefühlt irgendwie besser. Ich würde Discourse beibehalten.

Ab dem 2. Mai 2018 geht das neue Akademie-Produkt inkl. Community an den Start. Im Mai wird es noch viele der Angebote offen zum “Schnuppern” geben. Ab Juni kann man sich dann mit einem Jahresticket einbuchen – in den ersten drei Monaten noch mit 20% Rabatt! Wer dazu auf dem Laufenden bleiben möchte, kann uns auf Twitter folgen oder sich zu unserem Lern-Newsletter Keep Calm & Learn On anmelden.

Ein kleiner Ausblick auf unser Jahr 2018

Der Januar ist fast schon wieder vorbei und unsere Kernthemen für das Jahr 2018 haben sich geklärt. In diesem Blog fasse ich die wichtigsten Aktivitäten mal kurz zusammen:

  1. Benchlearning Projekte: dieses Jahr wird es seit dem Start der Benchlearning Projekte im Jahr 2012 gemeinsam mit Schaeffler und adidas erstmals zwei Projekte geben: die Fortführung von “Working, Collaboration and Leading in the Digital Age” (#blp18) und “Office 365 in der Unternehmenspraxis nutzen” (#blp18o365). Für zweiteres sind wir eine kleine Kooperation mit dem Microsoft Business User Forum eingegangen und werden die Projektergebnisse dort vorstellen.
  2. LernOS: letztes Jahr haben wir angefangen, unsere Erfahrungen zu Wissensmanagement/Lernende Organisationen und Persönlichem Wissensmanagement/Lebenslanges Lernen in LernOS – Organisationssystem für Lernende Organisationen zu konsolidieren. Wir wollen LernOS außerdem noch kompatibel mit dem Wissensmanagement-Standard ISO 30401 Knowledge Management Systems machen. Unsere Gruppen auf Xing und auf Facebook werden wir in offene LernOS User Groups umwandeln. Ein weiterer Schwerpunkt wird auf der Entwicklung und Dokumentation der LernOS Apps für die praktische Umsetzung liegen.
  3. Akademie als Gemeinschaft der Lernenden: seit Gründung der Cogneon Akademie 2001 spielt die Community-Idee -wie auch schon bei der Akademie von Platon– als zentraler Ort des Lernens schon immer eine zentrale Rolle. Der Knowledge Jam, das offene Wiki Copedia und unsere Community-Plattform(en) waren wichtige Meilensteine der Entwicklung. Dieses Jahr werden wir die Community-Aktivitäten professionalisieren und dazu ein monatliches Akademie Meetup (die KnowTouch geht darin auf), Talks, Online Community (auf Basis Yammer), Community Calls und einiges mehr anbieten. Im ersten Quartal läuft ein Pilot mit einer kleinen Gruppe von Teilnehmer*innen, ab dem zweiten Quartal könnt Ihr dann ganz offiziell Teil der Akademie werden und die Aktivitäten für den eigenen Lernweg nutzen.
  4. Expert Debriefing: das Expert Debriefing Moderatoren-Seminar wird weiterhin zwei mal pro Jahr offen und auf Anfrage Inhouse angeboten. Wir haben mittlerweile ein E-Learning Expert Debriefing erstellt, mit dem man interne Moderatoren ausbilden kann (SCORM-Container hierfür könnt Ihr ab Quartal 2 bei uns kaufen). Für alle ausgebildeten Expert Debriefing Moderator*innen bieten wir eine Online-Community (auf Basis Yammer) und jährlich jeweils einen Community Call und ein Community Meetup (18.10.2018) an.
  5. Corporate Learning Community: die CLC hat sich in den letzten Jahren sehr erfreulich entwickelt. Nach Corporate Learning 2.0 MOOC (2015, nach Vorbild des Management 2.0 MOOC), Vergrößerung Corporatel Learning Camp (2016) und Corporate Learning 2025 MOOCathon (2017) steht in diesem Jahr die Regionalisierung über die regionalen CLC-Communities (auch bei uns in der Akademie gibt es ein monatliches Treffen) und die Etablierung sog. monatlicher Corporate Learning Sprints (kompakte Lerneinheiten, siehe dazu auch den ausführlichen Blog-Beitrag von Karlheinz).

Wenn es Nachfragen oder Bemerkungen gibt, gerne unten in die Kommentare.

Podcast-Ideen für unternehmensinternes Podcasting gesucht

So langsam aber sicher kommt das Thema Podcasting auch in Unternehmen an. Vor einiger Zeit hatte ich auf der Subscribe mal eine Session dazu gemacht und im Vorfeld im Bekanntenkreis mal rumgefragt. Die Ressonanz war damals im Vergleich zu heute deutlich kleiner. Ich sehe dafür hauptsächlich drei Treiber:

  1. Smartphones: die Verbreitung dienstlicher Smartphones (hauptsächlich iPhones) nimmt deutlich zu. Waren diese Geräte früher oft Führungskräften vorbehalten, kommen sie jetzt verstärkt in Breite und auf allen Hierarchieebenen.
  2. Multimedia-Portale: über Soziale Intranets und aus dem Corporate Learning heraus getrieben sind Plattformen wie Vimp oder Kaltura in Unternehmen vorhanden. Über den Trend zu Office 365 kommt zusätzlich Office Stream dazu. Die Plattformen sind zwar auf Video ausgerichtet, können aber meist auch mit Audio umgehen.
  3. Pendler: fast 60% der Beschäftigten haben einen langen Anfahrtsweg zur Arbeit (siehe faz-Artikel vom 31.07.2017), Tendenz steigend. In Kombination mit der Podcast-App auf dem Smartphone wird für diese Menschen das Auto oder das Verkehrsmittel zum möglichen Lernort.

Vor einiger Zeit habe ich im Rahmen des Siemens Learning Campus mal einen eintägigen Workshop “Podcast Lab” angeboten. Ziel war, an einem Tag die Konzeption, Aufnahme, Nachbearbeitung und Veröffentlichung einer Podcast-Episode zu durchlaufen, um erste Erfahrungen mit dem Medium zu machen. Anfang Dezember werde ich etwas ähnliches bei Festo anbieten. Um potentielle Podcaster*innen in Unternehmen für Podcasts zu begeistern möchte ich eine Liste mit Format-Ideen erstellen (vielleicht mit einer kleinen Klassifizierung, so ähnlich wie die Blog-Klassifizierung von Ansgar Zerfaß damals). Hier ist die Liste von Gesprächs- und Interview-Formaten (mit öffentlichen Beispielen), die ich in den Workshops aktuell verwende:

  1. Knowledge-Podcasts: Expert*innen zu eine Fachthema reflektieren Wissen, Erfahrungen und neue Erkenntnisse zu ihrem Fachgebiet gegelmäßig in einem Podcast. Beispiel: Open Science Radio.
  2. Research-Podcast: externe und interne Forschung hat einen hohen Stellenwert in wissensintensiven Unternehmen. ImmPodcast werden Forschungsergebnisse kurz und knapp vorgestellt und somit Neugier für die jeweilige Forschung geweckt. Beispiel: Methodisch Inkorrekt.
  3. Schulungs-Podcast: die “Redepassagen” aus Schulungen werden aufgezeichnet und als Podcast veröffentlicht. Sie können somit als Audio-Dokumentation und in Flipped-Classroom-Szenarien verwendet werden. Beispiel: Opel Podcasts in der Vertriebsschulung.
  4. Kampagnen-Podcast: in vielen Unternehmen gibt es Kampagnen, die eine große Mitarbeiteranzahl erreichen muss (z.B. neue Strategie, Software-Rollout). Im Podcast wird regelmäßig über Stand und Hintergründe gesprochen. Beispiel: Siemens Podcast in Friday.
  5. Meetup-/Speaker-Series-Podcast: in Unternehmen gibt es eine vielzahl von regelmäßigen Vortragsveranstaltungen (z.B. Wissenschaft im Dialog bei Audi). Das Tonsignal der ohnehin vorhandenen Mikrofone kann aufgezeichnet und als Podcast bereitgestellt werden. Beispiel: TED Talks audio.
  6. Konferenz-Retrospektive-Podcast: sowohl externe als auch interne Konferenzen Unternehmen eine Rolle. Aber nicht alle Mitarbeiter können alle Konferenzen live miterleben. Eine Gruppe Podcaster lässt die Konferenz Revue passieren. Beispiel: WikiStammtisch Episode 70 über die Wikimania 2017.
  7. Executive-Podcasts: Führungskräfte sprechen über ihre strategischen Themen im Podcast. So können Mitarbeiter, die mit den Führungskräften nur selten in direktem Kontakt sind, an deren Gedankengängen teilhaben. Beispiel: Extraordinary Happens Podcast von Mark King (President adidas Group Nordamerika).
  8. Lessons-Learned-Podcast: Projektabschlussberichte mit Lessons Learned werden selten brauchbar verfasst und noch seltener in neuen Projekten systematisch verwendet. Projektteilnehmer können bei Meilensteinen und dem Projektende zusammenkommen und Erfahrungen zusammentragen.
  9. Expert-Debriefing-Podcasts: wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, geht auch deren Wissen. Es wird eine Wissenslandkarte des Mitarbeiters erstellt und über alle Wissensgebiete gesprochen.
  10. Hot-Topic-Podcast: Mitarbeiter müssen regelmäßig über Hintergründe zu strategischen Themen und anderen Hot Topics informiert werden (z.B. Diversity, Elektronobilität, neue Standorte, Compliance). Beispiel: Logbuch:Netzpolitik.

Frage: Welche Formate fallen Euch noch ein? Mit welchen Formaten habt Ihr unternehmensintern gute Erfahrungen gemacht?

Microsoft Ignite 2017 (#msignite)

Vom 25.-29.09.2017 fand die Microsoft Ignite in Orlando, Florida statt. Die Ignite ist die größte Kundenkonferenz von Microsoft, auf der viele Produktneuheiten und Anwendungsbeispiele gezeigt werden. Die Videos der Vorträge und Diskussionsrunden sind öffentlich verfügbar. Die Keynote zur Eröffnung hat Microsoft CEO Satya Nadella gehalten (zusätzlich gab es noch ein Interview mit Nadella und Walter Isaac):

Insgesamt sind 748 Vorträge aufgezeichnet worden, die ich natürlich nicht alle nachschauen kann und werde. Vorteil im Vergleich zu einer Vor-Ort-Teilnahme ist aber, dass man zeitsouverän auch parallele Beiträge ansehen kann. Hier sammle ich eine Liste von Videos, die mich interessieren und die ich im Lauf der nächsten Wochen anschauen/-hören werde:

Office 365 allgemein

Outlook & Office 365 Groups

Microsoft Teams, Skype for Business, Skype Meeting Broadcast, Meeting Rooms

Yammer & Enterprise Social Network

SharePoint & OneDrive

Task Management, To-Do, Planner, Workflow

Security

Künstliche Intelligenz, Machine Learning, Bots, Big Data, BI

OneNote, Delve, Workplace Analytics

Lernen, Virtueller Klassenraum

Multimedia, Video, Visiualisierung

Windows 10

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M2P037 lernOS Circle 1 Lessons Learned

Vom 20.07.-02.11.2018 habe ich zusammen mit Leonid Lezner und Till Moritz den ersten Pilot-Circle auf Basis der Beta-Version des lernOS Guides gemacht. In dieser Episode sprechen wir über unsere Erfahrungen im Circle.

Vorstellungsrunde / Leonid’s Firmenfunk Podcast / workingoutloud.com / Idee Learning Sprints von Scrum / Flipped Classroom Methode für Übungen / lernOS Canvas / Objective & Key Results / Google Guide: Set goals with OKRs / Management by Objectives / Video: How Google sets goals: OKRs / The Beginners Guide to OKRs von Felipe Castro / OKR Implementierung bei DB Systel / OKRs im Wiki (ähnlich wie bei runtastic) / OKR Forum / OKRs im lernOS Circle / Getting Things Done / gettingthingsdone.com / Buch Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (Affiliate-Link) / GTD Five Step Process / GTD Weekly Review Checkliste / WOL Circle Survey: 70+ % of circles meet virtually or mostly virtually / Microsoft Teams & OneNote als Infrastruktur für Circle (Chat, Videokonferenz, Dokumentation) / Ausblick und nächste Schritte