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Office 365 und der digitale Arbeitsplatz

In einem Tweet habe ich neulich geschrieben, dass wir mit der breiten Verfügbarkeit von Office 365 Themen wie Digital Workplace & Co. so langsam hinter uns lassen müssten, um uns mit den kommenden Themen zu beschäftigen. Meine Motivation war, mal aus der Community zu hören, was die großen neuen Themen im Kontext von Wissensgesellschaft und Lernenden Organsiationen sein werden.

Angeregt durch diesen Tweet hat Andreas Stiehler den Blog Zwischenruf im Echoraum: Office 365 = Digital Workplace!? geschrieben, in dem er meine Aussage kritisiert. Einige ausgewählte Zitate aus seinem Blog-Beitrag:

    Wer die Microsoft-Produktfamilie zum Quasi-Standard für den Digital Workplace (v)erklärt, verkennt die Tragweite des Themas und riskiert einen Verlust an Akzeptanz in der Belegschaft.
    Der Digital Workplace ist schließlich kein IT-Projekt, sondern ein ganzheitliches Transformationsvorhaben, das nur gelingen kann, wenn es von den Menschen mitgetragen wird.
    Sicher könnte man aus global-galaktischer Perspektive darüber diskutieren, dass mit der Vormachtstellung eines Anbieters die Innovationsfreude am Mark tendenziell sinkt.
    Aber bietet die Kombi(nation) aus MS Teams, SharePoint, Skype, Yammer & Co. Tatsächlich die bestmögliche Lösung?! Ich behaupte: Nein!
    […] Auch die “Blue Collar Worker” -dies wird in der Diskussion häufig vernachlässigt- sind zunehmend mit Wissensarbeit konfrontiert, haben aber oft ganz andere Anforderungen an die Zusammenarbeit.
    Vernachlässigt wird auch, dass die Integration der klassischen (DECT-)Telefonie zumeinst ein integraler Bestandteil Abreitsplatzkonzepten im Rahmen der digitalen Fabrik und weiterer vertikaler Use Cases ist.
    Bleibt noch hinzuzufügen: Wer den Austausch der Wissensarbeiter effektiv unterstützen will, sollte diese zunächst von Routinetätigkeiten befreien.
    […] das klingt eher nach Business-Theater denn nach “Future of Work”.
    Bevor wir Digital Workplace & Co. hinter uns lassen, sollten wir zunächst einmal versuchen, die Herausforderung der Wissensarbeit(er) in ihrer ganzen Tragweite zu begreifen.

Bevor ich die einzelnen Punkte aus meiner Perspektive kommentiere, möchte ich auf eine Hypothese kommen, die ich zu den Hochzeiten von Enterprise 2.0 schon einmal gemacht habe: wir müssen uns mehr und exakter mit der verwendeten Begriffswelt auseinandersetzen.

In meinem Tweet ging es um den digitalen Arbeitsplatz. Der Arbeitsplatz ist laut Organisationslehre eine “räumlich eingegrenzte, mit Arbeitsmitteln ausgestattete Stelle, an der eine Arbeiskraft ihr Arbeitsaufgaben verrichten kann. Im Fall von Wissensarbeiter*innen sind das dann eben wissensintensive Aufgaben, die wiederum Teil von wissensintensiven Prozessen sind.

Beim physischen Arbeitsplatz geht es dann um z.B. Sitzgelegenheiten, Tische, Regale, Rollcontainer, Ablage, Fax und Telefon. Beim digitalen Arbeitsplatz geht es um die digitalen Entsprechungen, im Wesentlichen sind das Computer/Laptops, Smartphones, Webcams, Headsets/Freisprecheinrichtungen, Monitore, Drucker sowie die zugehörige Softwareausstattung. Die Digitalisierung der Arbeitsmittel ermöglicht als neue Eigenschaft, den Arbeitsplatz von einer ortsgebundenen Stelle aus mobil zu machen, wie das bereits gut in der CSCW-Matrix nach Johansen aufgezeigt wurde.

Soweit zu meinem Begriffsverständnis zum digitalen Arbeitsplatz, jetzt zu den von mir herausgegriffenen Punkten.

Zu 1.) Eine (V)erklärung habe ich in meinen Augen nicht gemacht. Wir haben ja mit Unified Inbox, Sozialen Intranets, Wikis, Blog-Plattformen, ESNs etc. seit Anfang des Jahrhunderts eine Zeit hinter uns, in der extrem viel ausprobiert wurde. Dass sich jetzt Office/Microsoft 365 in Breite durchsetzt ist einfach eine Beobachtung, die ich in meinem (begrenzten) Ausschnitt des Marktes beobachte.

Zu 2.) Der digitale Arbeitsplatz ist in meinen Augen gerade kein ganzheitliches Transformationsvorhaben, sondern die Ausstattung der Mitarbeiter*innen mit zeitgemäßen Arbeitsmitteln. Wir sollten aufhören, schick klingende und englische Begriffe mit allen möglichen Hoffnungen, Wünschen und Sehnsüchten aufzuladen und stattdessen die Dinge sachlich beim Namen nennen. Wenn es um eine “ganzheitliche Transformation” geht, müssen die Bereiche benannt werden, die zur Ganzheit gehören und für alle ein Zustand vor und nach der Transformation beschrieben werden. Wenn es “nur” um den digitalen Arbeitsplatz geht, sollten wir das auch einfach so erklären, um nicht mehr Verwirrung als Nutzen zu stiften.

Zu 3.) Die “Anbieter” hatten jetzt ja recht lange Zeit, ihre Innovationsfreudigkeit unter Beweis zu stellen, denn Microsoft hat im Bereich des zeitgemäßen, digitalen Arbeitsplatzes ja sicher noch nicht lange eine “Vormachtstellung”. Leider wurden diese Chancen nicht ausreichend genutzt, jetzt konsolidiert sich der Markt und die alte Commodity-Lösung ist auch die neue.

Zu 4.) Zurecht weist Andreas an einigen Stellen auf die Notwendigkeit von “Bedarfsanalysen” hin, um passgenaue Lösungen zu finden. Fühle ich mich als Wissensarbeiter mit einem Windows 10 Laptop, Office 365 Konto, iPhone und 4G-Flatrate aber als Basisaustattung gut ausgerüstet? Definitiv. Brauche ich darüber für meine speziellen wissensintensiven Aufgaben angepasste Lösungen? Natürlich.

Zu 5.) Völlig richtig: die sog. Blue Collar Worker (auch direkete Mitarbeiter oder Produktionsmitarbeiter) stehen bei Projekten des digitalen Arbeitsplatzes selten im Fokus. Oft scheitert die Einbindung dieser Mitarbeiter*innen schon daran, dass an ihren Arbeitsplätzen keine persönlichen digitalen Endgeräte vorgesehen und BYOD-Ansätze nicht erlaubt sind. Microsoft bietet mit der F1 Lizenz, der Integration von Staffhub in Teams oder dem Messenger Kaizala interessante Ansätze, die ich so von anderen noch nicht gesehen habe. In diesem Feld kenne ich mich aber zugegebenermaßen nicht sehr gut aus, da ich meist in Forschungs- und Entwicklungsumfeldern aktiv bin.

Zu 6.) Zumindest im Büroumfeld beobachte ich, dass die Telefonie in Vergangenheit schon vielfach durch Skype for Business abgelöst wurde. Dieser Trend setzt sich aktuell mit Teams fort. Bei mir beobachte ich, dass ich durch die Integration der Teams-Anrufe in das CallKit auf dem iPhone schon gar nicht mehr merke, ob mich jemand über meine Telefonnummer oder Teams anruft. Schätzen würde ich, dass deutlich mehr als 50% der Anrufe bereits heute über Teams kommen.

Zu 7.) Spätestens seit der Osborne-Frey-Studie ist klar, das viele Tätigkeiten von Wissensarbeiter*innen in Zukunft durch (kognitive) Maschinen übernommen werden können und diese gleichzeitig verbleibende Wissensarbeit unterstützen. Anwendungen und Projekten wie Flow (jetzt Power Automation), PowerBI, Power Apps, Chatbots und das Projekt Cortex sind erste Gehversuche von Microsoft in die Richtung. Bei mir habe ich bisher noch nicht beobachtet, dass meine Arbeitsauslastung dadurch deutlich gesunken ist, aber es ist definitiv die Richtige Stoßrichtung.

Zu 8.) Die Begriffe Digital Workplace und Future of Work würde ich auf keinen Fall in einen Topf schmeißen, dass sind komplett unterschiedliche Dinge.

Zu 9.) Das Konzept der Wissensarbeit ist von den Anfängen mit Peter Drucker Ende der 1960er Jahre recht klar und z.B. durch durch die Studien des BIBB auf Berufsgruppen und auf Tätigkeiten exakt heruntergebrochen. Die Bausteine des Wissensmanagements nach Probst zeigen klar die Kategorien der Wissensarbeit auf, die Wissenstreppe von North unterstreicht die Bedeutung sowohl des operativen Wissensmanagements beginnend bei Daten und Informationen, als auch des strategischen Wissensmanagements, dessen Erfolg sich in der nachhaltigen Wettbewerbsfähigkeit einer Organisation zeigt. Ich glaube also nicht, dass wir 2019 erst versuchen sollten, die Herausforderungen der Wissensarbeit(er) zu verstehen. Vieles -vielleicht das meiste- ist schon verstanden, wir müssen das vorhandene Wissen nur anwenden. Wir sollten dabei nicht mehr so sehr unserem Techno-Fetischismus fröhnen und glauben, dass wir produktive Wissensarbeit nur durch immer neue IT-Tools erreichen. Viel mehr geht es darum, Wissensarbeiter*innen Zeit für das Lernen und die Kreativität zu geben und mit Ansätzen wie Barcamps, Coworking Spaces, 20%-Zeit, Communities of Practice, Lunch&Learn, Fuckup Nights uvm. Zeit und Raum für Austausch, Problemlösung und Ideenfindung zu legitimieren. Wenn hier der richtige Ansatz für die Organisation gefunden ist, kann zielgerichtet überlegt werden, welche über den Standard hinausgehenden Elemente des digitalen Arbeitsplatzes der Organisation noch weiterhelfen würden.

Über alle neun Punkte hinweg würde ich gerne für mehr sprachliche Schärfe im Diskurs plädieren. Unsere deutsche Sprache ermöglicht so viel Präzision, dass wir genau benennen können, worum es uns geht. Damit würden wir für viel Klarheit und weniger Verunsicherung sorgen und den Organisationen inkl. aller Mitarbeiter*innen einen großen Gefallen tun.

So viel zu meinen 5 Cent zu einigen der benannten Themen, ich bin gespannt auf weitere Diskussionbeiträge.

Digitaler Arbeitsplatz der Zukunft: Chat-basierte Collaboration-Plattformen spielen eine zentrale Rolle

Nach der viel beachteten Studie Arbeit 4.0: Megatrends digitaler Arbeit der Zukunft – 25 Thesen der Telekom (2015) ist im Januar 2018 eine neue Studie mit dem Titel Digitale Arbeitsplatzgestaltung – Hub für vernetztes Arbeiten in Zusammenarbeit mit crisp Research erschienen (N=401, Methode: Befragung von IT-, Strategie- und weiteren Business-Entscheidern). Untersucht wurden mobile Technologien und Werkzeuge für den digitalen Arbeitsplatz, die eine Grundlage für agile und flexible Arbeits- und Kommunikation bilden.

Applikationen, Endgeräte und Technologien

In dem sog. Technologie-Modell der Studie , werden die fünf Ebenen Backend, Management, Plattform, Endgeräte und Anwendungen unterschieden. Die Dimension Endgeräte erscheint mit PC, Laptop, POS/Kassensystem, Smartphone, Tablet, Smartwatch und Augmented Reality vollständig und für die Zukunft vorbereitet. Als Applikationskategorien werden genannt:

  • Kommunikation: UCC/VOIP, Voice, Collaboration, Chat, E-Mail, Videokonferenz
  • Teamwork: Filesharing, Office, Projektmanagement, Social Intranet
  • Produktivität: Office, Design, Kalender, CRM/ERP
  • Weiteres: Fieldservice, Mobile Web, Marketing, Support, ERP

Das Technologie-Modell gibt damit eine gute Orientierung der Handlungsfelder. Es weist eine Ähnlichkeit mit dem Aperto-Framework zur Auswahl, Einführung und Optimierung von Corporate Social Software auf. Eine Kombination von beiden könnte sich lohnen, um auch die Dimensionen Geschäftsprozesse und Anwendungsfälle zu berücksichtigen.

Hoffnungen und Ziele

Bei den mit der Etablierung eines digitalen Arbeitsplatzes verfolgen Zielen ist mir positiv aufgefallen, dass die Studienteilnehmer Produktivität, Wissensmanagement & Kreativität ganz nach oben gewählt haben und die Kosteneinsparung nicht im Mittelpunkt steht:

  1. Produktivität der Mitarbeiter steigern (48%)
  2. Verbesserung des Wissensmanagements und der Teamarbeit (38%)
  3. Kreativität der Mitarbeiter steigern (38%)
  4. Kundenkontakt optimieren (35%)
  5. Realisierung flexibler Arbeitszeitmodelle (34%)
  6. Abbildung sämtlicher Geschäftsprozesse als digitaler Service (25%)
  7. Reduktion der Reisekosten durch geringere Reisetätigkeit (23%)
  8. Grundlage für digitale Geschäftsmodelle, Kundeninteraktion schaffen (22%)
  9. Vereinheitlichung des Endgerätemanagements, Unified Endpoint Management (20%)
  10. Kosteneinsparung innerhalb der IT-Operations (15%)

[bctt tweet=”Produktivitätssteigerung, Verbesserung des Wissensmanagements und Förderung von Kreativität sind die zentralen Ziele der Etablierung digitaler Arbeitsplätze.” username=”cogneon”]

Verdrängt der Chat die E-Mail?

Im Bereich der Produktivitätssteigerung ist die Ablösung oder drastische Reduzierung von E-Mails ist seit den Anfänge von Enterprise 2.0 im Jahr 2006 ein oft gehörtes Argument (s.a. Atos Zero E-Mail-Programm). Doch ein solcher Rückang des geschäftlichen E-Mail-Verkehrs ist in der Praxis nicht zu beobachten (s.a. der Radicati Group), ein kürzlich erschienener wiwo-Artikel (Ausgabe 16/2018) benennt die durchschnittliche tägliche Beschäftigungsdauer mit E-Mail auf zwei Stunden.

Trotzdem sieht die Studie einen Trend hin zu Chat-basierten Collaboration-Plattformen als “zentrale Plattform digitaler Arbeitsplätze”. Bisher isolierte und schlecht vernetzte Einzellösungen wie Office-, Datei- und Management-Lösungen gruppieren sich in diesem Leitbild um die Chat-Plattformen, die sich im Workspace 2.0 (Chat-based Workspace) wie eine “Spinne im Netz” positionieren (Quelle: crisp).

Eingesetzte Chat-basierte Collaboration-Lösungen

Zu den in der Studie genannten Chat-basierten Collaboration-Lösungen gehören (in Klammern jeweils in Prozent: Nutzung heute, in Evaluation, Nutzung zukünftig, keine Nutzung):

  1. Office 365 (35/23/25/16)
  2. Skype (35/18/16/331)
  3. Skype for Business (29/20/25/26)
  4. Google Hangouts, G Suite (18/25/20/36)
  5. Cisco WebEx, Jabber (14/23/19/44)
  6. Slack (13/26/13/48) – die Abkürzung steht übrigens für “Searchable Log of all Conversation and Knowledge”
  7. Citrix (12/18/19/51)
  8. Cisco Spark (12/23/18/47)
  9. Unify Circuit (11/17/24/47)
  10. teamwork (11/20/15/54)
  11. Mitel MiCollab (11/19/17/54)
  12. Workplace by Facebook (10/22/17/54)
  13. Cisco Team-One (9/17/18/55)
  14. Atlassian Hipchat (7/17/17/58)
  15. Jive (7/19/13/61)
  16. Teamwire (4/12/8/75)
  17. Mango Office (8/20/12/62)
  18. fuze (6/18/10/66)
  19. 8×8 (4/18/13/65)

Fazit

Bei der Klassifizierung der Bestandteile eines Digitalen Arbeitsplatzes im Benchlearning Projekt Social Intranet 2012 (PDF-Bericht, S. 4) haben Chat-basierte Collaboration-Plattformen noch keine Rolle gespielt. Das hat sich mittlerweile geändert. Plattormen wie Slack werden vermutlich wegen der Datenhaltung in USA in der deutschen Industrie und in Großunternehmen keine große Rolle spielen. Aber bei den Einführungsprojekten von Office 365 kann man klar erkennen, dass neben Skype for Business insbesondere Microsoft Teams sehr stark im Fokus steht.

[bctt tweet=”Chat-basierte Collaboration-Plattformen werden ein zentrales Element des Digitalen Arbeitsplatzes. Office 365 und Microsoft Teams werden heute und in Zukunft am häufigsten eingesetzt.” username=”cogneon”]


Hinweis: die Studie kann gegen Bezahlung mit persönlichen Daten online bestellt werden.

Linkliste zum Enterprise 2.0 Summit

enterprise-20-summit

Vom 3.-5. Februar fand in Paris der Enterprise 2.0 Summit mit dem Schwerpunktthema Digitale Transformation statt. Wie in den Jahren zuvor bestand der Summit aus Keynotes von Vordenkern wie z.B. Jane McConnell, Lee Bryant, Dion Hinchcliffe sowie Praxisbeiträgen von Unternehmen. Nachdem die E20-Community meist sehr offen mit ihren Inhalten umgeht, gibt es einige der Inhalte frei im Internet zu finden. Ich habe mal die aus meiner Sicht interessantesten zusammengesucht:

Tipp: in der neuen Episode des Management 2.0 Podcast hatte ich den Organisator Björn Negelmann von Kongress Media sowie Katharina Perschke von Bosch und Harald Schirmer von Continental zu Gast. Wir sprechen über Geschichte, Hintergründe und aktuelle Trends des Summits.