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Die letzten beiden Jahre musste die lernOS Convention wegen Corona rein online stattfinden. Dafür haben wir 2020 Remo und 2021 Venueless & Workadventure als virtuellen Veranstaltungsort verwendet. Die lernOS Convention 2022 wird am 5./6. Juli als hybride Veranstaltung auf der Kaiserburg in Nürnberg UND Online stattfinden. Im Orga-Team haben wir uns unter dem Motto "perfectly hybrid" vorgenommen, die Erfahrung von Vor-Ort- und Online-Teilnehmer_innen möglichst auf Augenhöhe zu gestalten.

Für eine hybride Veranstaltung eignen sich 2D-Tools unserer Meinung nach nicht mehr, weil die Teilnehmenden vor Ort ihre Avatare vor natürlich nicht über die Karte bewegen wollen. Wir wollten trotzdem eine Art Metaversum für alle Teilnehmenden erzeugen, also einen konsistenten und persistenten digitalen Raum, der phyische und virtuelle Welt zusammenbringt. Als sinnvolle technische Option kamen wir schnell auf Mehrkanal-Chat-Systeme, da diese durch die einzelnen Kanäle ein Konzept von Räumen oder Orten bieten.

In der engeren Auswahl standen RocketChat, Mattermost, Matrix und Slack. Unsere Wahl fiel schließlich auf Slack, weil dieses Tool bei der Zielgruppe der lernOS Convention am ehesten bekannt und oft sogar schon auf dem Smartphone installiert ist. Im folgenden ein kurzer Überblick über die Slack-Oberfläche (Desktop-Client) und die für uns wichtigsten Funktionen (die Nummern der Aufzählung entsprechen denen in der Grafik, die Nutzung in mobiler App und Webbrowser ist ähnlich).

  1. SLACK-NETZWERKE: ähnlich wie bei Microsoft Teams kann man bei Slack in verschiedenen sog. Netzwerken angemeldet sein. Diese kann man ganz links sehen und zwischen ihnen wechseln. Alle loscon22 Teilnehmer_innen erhalten direkt nach der Anmeldung einen Einladungslink ins Slack-Netzwerk der Veranstaltungen.
  2. EINSTELLUNGEN: über den kleinen Pfeil rechts des Netzwerk-Namens gelangt man zu den persönlichen Einstellungen. Wie die meisten Instant Messenger und Chat-Tools ist Slack erstmal recht "geschwätzig". Wichtig ist hier insbesondere, sich die Benachrichtigungen nach Wunsch einzustellen.
  3. SEITENLEISTE: im oberen Teil der Seitenleiste, der sich auch über die Einstellungen konfigurieren lässt, befinden sich verschiedene Schnellzugriffe. Wichtig für die loscon22 sind der Channel-Browser (darüber findet man alle vorhandenen Kanäle) sowie Leute & Benutzergruppen (darüber findet man Profile aller Teilnehmer_innen und kann mit diesen Kontakt aufnehmen).
  4. KANÄLE: im unteren Teil der Seitenliste findet man die aktuell sichtbaren Kanäle. Man kann Kanälen beitreten und sich die Benachrichtungen je Kanal einzeln einstellen. Es gibt z.B. einen Kanal Allgemein für Ankündigungen aller Art, einen Infodesk bei Fragen und Problemen, je einen Kanal je Raum und Assembly und Kanäle für den informellen Austausch.
  5. TEXT-CHAT: in den Kanälen ist wie von Signal, Threema, WhatsApp & Co. gewohnt Text-Chat mit Formatierung möglich. Man kann auf Beiträge reagieren (Emojis), antworten (Thread) und Bilder einfügen. Über das Nachrichtenfeld können durch vorangestellten Schrägstrich (Slash) auch die sog. Slash-Befehle eingegeben werden.
  6. AUDIO-CHAT: neben dem Text-Chat ist in den Kanälen auch Audio-Chat (ähnlich Clubhouse, Twitter Spaces) möglich, der bei Slack Huddles genannt wird. Um einen Audio-Chat zu starten einfach unten im Kanal den Schalter beim Kopfhörer-Symbol betätigen. In einem Audio-Chat können bis zu 50 Personen sein.
  7. PROFIL & STATUS: über das Profilbild oben rechts können der Status gesetzt (anwesend/abwesend und Status-Nachricht) und das Profil bearbeitet werden. Im Profil können z.B. Kontaktdaten und Textfelder ergänzt werden.
  8. SUCHE: über das Suchfeld oben in der Mitte kann das ganze Slack-Netzwerk durchsucht werden.

Hast du Fragen oder weitere Tipps&Tricks zur Nutzung von Slack? Einfach unten in die Kommentare schreiben.

Nach der viel beachteten Studie Arbeit 4.0: Megatrends digitaler Arbeit der Zukunft – 25 Thesen der Telekom (2015) ist im Januar 2018 eine neue Studie mit dem Titel Digitale Arbeitsplatzgestaltung - Hub für vernetztes Arbeiten in Zusammenarbeit mit crisp Research erschienen (N=401, Methode: Befragung von IT-, Strategie- und weiteren Business-Entscheidern). Untersucht wurden mobile Technologien und Werkzeuge für den digitalen Arbeitsplatz, die eine Grundlage für agile und flexible Arbeits- und Kommunikation bilden.

Applikationen, Endgeräte und Technologien

In dem sog. Technologie-Modell der Studie , werden die fünf Ebenen Backend, Management, Plattform, Endgeräte und Anwendungen unterschieden. Die Dimension Endgeräte erscheint mit PC, Laptop, POS/Kassensystem, Smartphone, Tablet, Smartwatch und Augmented Reality vollständig und für die Zukunft vorbereitet. Als Applikationskategorien werden genannt:

  • Kommunikation: UCC/VOIP, Voice, Collaboration, Chat, E-Mail, Videokonferenz
  • Teamwork: Filesharing, Office, Projektmanagement, Social Intranet
  • Produktivität: Office, Design, Kalender, CRM/ERP
  • Weiteres: Fieldservice, Mobile Web, Marketing, Support, ERP

Das Technologie-Modell gibt damit eine gute Orientierung der Handlungsfelder. Es weist eine Ähnlichkeit mit dem Aperto-Framework zur Auswahl, Einführung und Optimierung von Corporate Social Software auf. Eine Kombination von beiden könnte sich lohnen, um auch die Dimensionen Geschäftsprozesse und Anwendungsfälle zu berücksichtigen.

Hoffnungen und Ziele

Bei den mit der Etablierung eines digitalen Arbeitsplatzes verfolgen Zielen ist mir positiv aufgefallen, dass die Studienteilnehmer Produktivität, Wissensmanagement & Kreativität ganz nach oben gewählt haben und die Kosteneinsparung nicht im Mittelpunkt steht:

  1. Produktivität der Mitarbeiter steigern (48%)
  2. Verbesserung des Wissensmanagements und der Teamarbeit (38%)
  3. Kreativität der Mitarbeiter steigern (38%)
  4. Kundenkontakt optimieren (35%)
  5. Realisierung flexibler Arbeitszeitmodelle (34%)
  6. Abbildung sämtlicher Geschäftsprozesse als digitaler Service (25%)
  7. Reduktion der Reisekosten durch geringere Reisetätigkeit (23%)
  8. Grundlage für digitale Geschäftsmodelle, Kundeninteraktion schaffen (22%)
  9. Vereinheitlichung des Endgerätemanagements, Unified Endpoint Management (20%)
  10. Kosteneinsparung innerhalb der IT-Operations (15%)

[bctt tweet="Produktivitätssteigerung, Verbesserung des Wissensmanagements und Förderung von Kreativität sind die zentralen Ziele der Etablierung digitaler Arbeitsplätze." username="cogneon"]

Verdrängt der Chat die E-Mail?

Im Bereich der Produktivitätssteigerung ist die Ablösung oder drastische Reduzierung von E-Mails ist seit den Anfänge von Enterprise 2.0 im Jahr 2006 ein oft gehörtes Argument (s.a. Atos Zero E-Mail-Programm). Doch ein solcher Rückang des geschäftlichen E-Mail-Verkehrs ist in der Praxis nicht zu beobachten (s.a. der Radicati Group), ein kürzlich erschienener wiwo-Artikel (Ausgabe 16/2018) benennt die durchschnittliche tägliche Beschäftigungsdauer mit E-Mail auf zwei Stunden.

Trotzdem sieht die Studie einen Trend hin zu Chat-basierten Collaboration-Plattformen als "zentrale Plattform digitaler Arbeitsplätze". Bisher isolierte und schlecht vernetzte Einzellösungen wie Office-, Datei- und Management-Lösungen gruppieren sich in diesem Leitbild um die Chat-Plattformen, die sich im Workspace 2.0 (Chat-based Workspace) wie eine "Spinne im Netz" positionieren (Quelle: crisp).

Eingesetzte Chat-basierte Collaboration-Lösungen

Zu den in der Studie genannten Chat-basierten Collaboration-Lösungen gehören (in Klammern jeweils in Prozent: Nutzung heute, in Evaluation, Nutzung zukünftig, keine Nutzung):

  1. Office 365 (35/23/25/16)
  2. Skype (35/18/16/331)
  3. Skype for Business (29/20/25/26)
  4. Google Hangouts, G Suite (18/25/20/36)
  5. Cisco WebEx, Jabber (14/23/19/44)
  6. Slack (13/26/13/48) - die Abkürzung steht übrigens für "Searchable Log of all Conversation and Knowledge"
  7. Citrix (12/18/19/51)
  8. Cisco Spark (12/23/18/47)
  9. Unify Circuit (11/17/24/47)
  10. teamwork (11/20/15/54)
  11. Mitel MiCollab (11/19/17/54)
  12. Workplace by Facebook (10/22/17/54)
  13. Cisco Team-One (9/17/18/55)
  14. Atlassian Hipchat (7/17/17/58)
  15. Jive (7/19/13/61)
  16. Teamwire (4/12/8/75)
  17. Mango Office (8/20/12/62)
  18. fuze (6/18/10/66)
  19. 8x8 (4/18/13/65)

Fazit

Bei der Klassifizierung der Bestandteile eines Digitalen Arbeitsplatzes im Benchlearning Projekt Social Intranet 2012 (PDF-Bericht, S. 4) haben Chat-basierte Collaboration-Plattformen noch keine Rolle gespielt. Das hat sich mittlerweile geändert. Plattormen wie Slack werden vermutlich wegen der Datenhaltung in USA in der deutschen Industrie und in Großunternehmen keine große Rolle spielen. Aber bei den Einführungsprojekten von Office 365 kann man klar erkennen, dass neben Skype for Business insbesondere Microsoft Teams sehr stark im Fokus steht.

[bctt tweet="Chat-basierte Collaboration-Plattformen werden ein zentrales Element des Digitalen Arbeitsplatzes. Office 365 und Microsoft Teams werden heute und in Zukunft am häufigsten eingesetzt." username="cogneon"]


Hinweis: die Studie kann gegen Bezahlung mit persönlichen Daten online bestellt werden.