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Buch-Review– “Collaboration” (Teil 2)

 

Was sind überhaupt die Hintergründe von vermehrter Abteilungs-übergreifender, evtl. unternehmensweiter Zusammenarbeit? Im Buch werden dazu drei Gründe aufgeführt:

  • Innovationen & Innovationsfähigkeit
  • Besserer Verkauf (durch Cross-Selling und CRM)
  • Effizientere “Operations” (Best Practice Austausch und Wissen von Kollegen nutzen)

Es gibt somit ein enormes Potential für Zusammenarbeit, jedoch sollte nicht vergessen werden dass Zusammenarbeit kein Selbstzweck darstellt und mit Kosten verbunden ist (Opportunitäts- und Kosten für Zusammenarbeit an sich)

Basierenden auf den drei Anwendungsfelder gibt es wie auch in den meisten Management Bücher ein Modell bzw. ein Vorgehensvorschlag:

  1. Möglichkeiten für verbesserte Zusammenarbeit ausmachen (Beispiel, siehe Collaboration Matrix S.37)
  2. Barrieren identifizieren
  3. Individuelle Lösungen Anhand von 1 und 2

Im nächsten Post gehen wir detailliert auf die Barrieren der Zusammenarbeit ein.

Buch-Review– “Collaboration” (Teil 1)

Dieser Post ist der Auftakt einem vierteiligen Review des Buches “Collaboration”. Der Autor des Buches, Morten Hansen, ehemaliger BCG Consultant und Professor an der Haas School of Business der UC California Berkeley weiß wovon er spricht. Mit seinen breit gefächerten Praxisbeispielen wird die Thematik des Buches greifbar und leicht verständlich.

Der Anlass dieses Reviews kam mit nachdem ich dieses Buch im Hinblick auf die Thematik Enterprise 2.0 gelesen habe. Im Bereich Enterprise 2.0 werden häufig wage Ziele formuliert wie etwa mehr Zusammenarbeit und Wissensaustausch. Was aber sind die konkreten Ziele, die mit mehr Zusammenarbeit verfolgt werden? Wie kann ich diese Ziele erreichen? Was sind die Hindernisse? Hierbei hatte ich häufig dass Gefühl, dass in Beiträgen von E2.0 Evangelisten zwar Ziele formuliert und ein Change Prozess aufgezeigt wurde, eine tiefere Auseinandersetzung aus dem Blickwinkel des Einsatzgebietes E2.0 – nämlich der Nutzung von Social Media im Unternehmen, blieb meiner Meinung nach zu kurz (dies spiegelt sich auch in den sog. Fallen von Zusammenarbeit wieder, die im Buch genannt werden):

Nun aber zum Buch:                                                                                              Grundidee des Autors ist die sogenannte Disziplinierte Zusammenarbeit. Dabei stellt Zusammenarbeit keinen Selbstzweck dar sondern dient der Verfolgung konkreter Ziele mit positivem Einfluss auf den Geschäftserfolg und wird auch nur dann eingesetzt. Es geht somit nicht um eine Verflachung der Hierarchien sondern um eine differenzierte Arbeitsweise bei der zwischen zwei Modi gewechselt werden muss:

  • Dezentrale Arbeit in Abteilungen und Business Units
  • Zusammenarbeit über Abteilungs- und Business Units hinweg

Wie eine solche disziplinierte Zusammenarbeit erreicht werden kann und welche Maßnahmen dafür ergriffen werden müssen, sollten man folgende Fallen vermeiden:

  • Je mehr Zusammenarbeit desto besser
  • Unterschätzen der Kosten für vermehrte Zusammenarbeit

Mehr dazu im nächsten Post der Reihe.

Wiki Fallstudie 5: IHK Darmstadt

Unternehmen

IHK Darmstadt

Abteilung

Ganzes Unternehmen

Ausgangssituation

Ablösung des Intranets durch ein Wiki, da…

  • Uneinheitlich strukturierte Dokumente in Datenbanken
  • Unzureichende Suchmöglichkeiten

Anwendungsfall

  • Organisationshandbuch
  • Fachlexikon
  • Schwarzes Brett
  • Projektabschlussberichte
  • Prozessleitfäden
  • Selbstdarstellung von Abteilungen

Ergebnis

  • Sehr hohe Nutzungsrate des Wikis
  • Verbesserte Lernprozesse. (z.B. Verringerung des Einarbeitungsaufwands bei neuen Mitarbeitern)
  • Schnelleres Auffinden, dokumentieren und verteilen von Informationen

Weiterführende Informationen

http://www.e20cases.org/fallstudien/ihk-darmstadt-das-wiki-als-intranet-2-0/

Wiki Fallstudie 4: Deutsche Werkstätten Hellerau

Unternehmen

Deutsche Werkstätten Hellerau

Branche

Produktion

Abteilung

Gesamtes Unternehmen

Ausgangssituation

Mangelnder Erfahrungs- und Wissenstransfer aus alten Projekten. Dies hat zur Folge, dass in neuen Projekten Mitarbeiter Sachen neu konzipieren, die eigentlich schon erarbeitet wurden – dadurch unnötiger Ressourceneinsatz.

Anwendungsfall

  • Startseite als Nachrichtenportal
  • Aktuelles aus der Geschäftsführung
  • Präsentation aller Abteilungen und Bereiche, den Aufgaben und den Mitarbeitern
  • Vorstellung aktueller und abgeschlossener Projekte
  • Informationen und Dokumentationen zu Technologien, Materialien, Verarbeitungsprozessen
  • Firmenspezifische Handbücher und Anleitungen für zum Beispiel EDV-Systeme oder dem Corporate Design
  • Vordrucke
  • Weitere Informationsseiten wie Vorstellung neuer Kollegen und kulturelle Veranstaltungen

Ergebnis

„In den Werkstätten wird das Wiki dazu genutzt, Wissen und Erfahrungen zu sammeln. Daneben ist es ein wichtiges Instrument des Erfahrungsaustauschs in Gesprächsrunden außerhalb von Projektteams, beispielsweise für die wöchentliche Runde von Führungskräften, Projektleitung, Fertigung, F&E und Konstruktion.“

Weiterführende Informationen

http://www.e20cases.org/fallstudien/deutsche-werkstatten-hellerau-unternehmenswiki-zur-wissens-und-erfahrungssammlung/

Wiki Fallstudie 3: Schaeffler AG

Unternehmen

Schaeffler AG

Branche

Automobilzulieferer

Abteilung

Gesamtes Unternehmen

Ausgangssituation

Ziel war es, dass generierte Expertenwissen aus Experteninterviews für alle in einem Wiki zugänglich zu machen. Nach der Befüllung mit diesem Wissen wurden darüber hinaus weitere nutzenstiftende Anwendungsfälle konzipiert, damit das Wiki auch direkt von Mitarbeitern zum Wissensaustausch genutzt werden konnte.

Anwendungsfall

  • Wettbewerberwissen
  • FAQ-Listen
  • Veranstaltungsdokumentation
  • technisches Know-How (Wälzlagerwissen & Getriebewissen)
  • Newsletter
  • Studienabschlussarbeiten

Weiterführende Informationen

http://www.cogneon.de/veranstaltungen/Vortrag_Erfahrungsbericht_Schaeffler_Wiki_Wissensvernetzung_und_-verteilung_im_Kontext_der_Lernenden

Wiki Fallstudie 3: Siemens AG

Unternehmen Siemens AG
Branche Diverse
Abteilung Gesamtes Unternehmen
Ausgangssituation Wikis sollen  den Austausch von Erfahrungswissen ermöglichen und Geschäftsprozesse unterstützen
Anwendungsfall
  1. Formloses Publizieren
  2. Unterstützung für Besprechungen
  3. Brainstorming
  4. Unterstützung von Trainings
  5. Wissensspeicher
  6. Unterstützung in der Entwicklung
  7. FAQ Listen
  8. Unterstützung im Service
  9. Glossare
  10. Unterstützung im Vertrieb
Ergebnis Wikis auf unterschiedlichen Ebenen – Wiki für alle Mitarbeiter, Wikis für einzelne Abteilungen
Weiterführende Informationen http://i-know09.know-center.tugraz.at/content/download/576/2164/file/I-KNOW_Bernd_Lindner_Der_Einsatz_von_Wikis_in_der_Siemens_AG.pdf

Wiki Fallstudie 1: SFS Services AG

Dieser Post ist der Auftakt einer ganzen Postreihe in der wir anhand eines einheitlichen Steckbriefes unterschiedliche Wiki Fallbeispiele skizzieren. Den Anfang macht das Fallbeispiel der SFS Services AG:

Unternehmen SFS Services AG
Branche IT Services
Abteilung Technology & Operations (interne IT)
Nutzerzahl 80
Ausgangssituation
  • Heterogene Informationslandschaft – Dokumente wurden an unterschiedlichsten Stellen dokumentiert (Datenbanken, Office Dateien, Ordner etc.)
  • Das Auffinden von relevanten Informationen wurde als sehr aufwändig angesehen.
Anwendungsfall
  • Einheitliches Dokumentationssystem für Handbücher, Checklisten, Aufgaben und Kontrollberichte
  • Suchfunktion zum Auffinden relevanter Informationen
Ergebnis
  • Hohe Nutzerakzeptanz
  • Wiki Nutzung fest in bestehende Arbeitsprozesse integriert (täglich Bearbeitung von Kontrollberichten im Wiki)
  • Ausweitung auf weitere Abteilungen geplant
Weiterführende Informationen Fallstudie + Interview Videos

Marktübersicht–Social Software Anbieter

Das Marktforschungsunternehmen Gartner erstellt in seinem Report “Magic Quadrant for Social Software in the Workplace” eine qualifizierte Übersicht der Anbieter von Social Software.

Wie das Marktforschungsunternehmen Forrester Research, sieht auch Gartner IBM und Jive als die führenden Anbieter.

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Für Unternehmen, die vor der Entscheidung stehen Social Software für die interne Nutzung zu nutzen, empfiehlt es sich nicht nur die Leader in Betracht zu ziehen. Je nach Use Cases, die im Unternehmen realisiert werden sollen, lohnt es sich durchaus auch die weiteren Anbieter zu berücksichtigen. Dazu bietet der Report eine kurze Beschreibung aller in der Abbildung dargestellten Anbieter und deren Social Software Produkt.

Gartner, “Magic Quadrant for Social Software in the Workplace”, abgerufen am 20. Januar 2012

Enterprise 2.0 = Methoden zur Produktivitätssteigerung in der Wissensgesellschaft

Das folgende Zitat stammt aus dem Paper “Knowledge-Worker Productivity: The biggest challenge” des Wirtschaftswissenschaftlers und Gurus Peter Drucker und fasst meiner Meinung nach kurz und prägnant zusammen wofür Web 2.0 Anwendungen in Unternehmen genutzt werden können und müssen:

"The most important contribution of management in the 20th century was to increase manual worker productivity fifty-fold. The most important contribution of management in the 21st century will be to increase knowledge worker productivity – hopefully by the same percentage. The methods, however, are totally different from those that increased the productivity of manual workers.”

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p align=”center”>Peter Drucker

Jive Grundfunktionen

In diesem Blog möchte ich Ihnen die Grundfunktionen von Jive kurz aufzeigen.

Profil

Jive ist eine sogenannte Social Software Suite, die mehrere Möglichkeiten und Features des Web 2.0 in sich vereint. Ein wesentlicher Bestandteil ist dabei das eigene Profil, wie sie es in etwa aus sozialen Netzwerken wie Facebook und Xing her kennen. Hier können Sie sich als Person beschreiben und Angaben zu ihre Position im Unternehmen vornehmen. Darüber hinaus können Sie sich mit ihren Kollegen vernetzen.

Orte (Bereiche & Gruppen)

Jive lässt sich durch die sogenannten Orte strukturieren. Dabei handelt es sich um Einheiten, für die individuell Lese- und Schreibrechte vergeben werden können. So haben Sie die Möglichkeit sensible Informationen in einem kleinen Personenkreis zu diskutieren, während sie gleichzeitig über übergreifende Themen unternehmensweit kommunizieren können.

Diskussionsforen

Wie bereits erwähnt haben Sie in Jive die Möglichkeit Themen zu diskutieren.

Blogs

Bei Blogs handelt es sich um persönliche, chronologisch rückwärts sortierte Beiträge von Personen. So können Mitarbeiter Blogs z.B. als persönliches Arbeitstagebuch verwenden, in dem Sie ihre Erkenntnisse und Erfahrungen festhalten. Kollegen haben zusätzlich die Möglichkeit Feedback auf Blogeinträge zu geben. Auf diese Weise werden die „wahren“ Experten im Unternehmen sichtbar. Blogs können ebenfalls in der Unternehmenskommunikation eingesetzt werden um z.B. die Mitarbeiter über Neuigkeiten des Managements transparent zu informieren und dadurch Gerüchte und Unmut in der Belegschaft zu vermeiden.

Activity Streams

Kommunikation findet in unterschiedlichen Bereichen und Gruppen in Jive statt. Damit Sie nicht alle Orte einzeln aufsuchen müssen um zu sehen ob es Neuigkeiten gibt, aggregiert Jive Informationen und Kommunikation in „Activity Streams“. Diese Listen geben Ihnen beim Einstieg in Jive direkt einen schnellen Überblick über die aktuellsten Geschehnisse.

RSS Feeds

Eine individuelle Aggregation von Informationen bieten RSS Feeds. So lassen sich bestimmte Inhalte in Jive abonnieren. Wollen Sie z.B. über alle Entwicklungen der Gruppe „e-Mobility“ auf dem neuesten Stand bleiben, so können Sie diese Inhalte entweder in Outlook als RSS integrieren oder Sie installieren einen RSS Reader, der genau die gewünschte Inhalte aggregiert und Ihnen die neuesten Inhalte anzeigen. Dokumente gemeinsam bearbeiten. In Jive haben Sie durch eine Word-ähnliche Maske die Möglichkeit, Dokumente zu erstellen. Kollegen können Sie anschließend Bearbeitungsrechte vergeben um kollaborativ zusammen an einem Dokument zu arbeiten. Durch die integrierte Änderungshistorie haben Sie immer den Überblick über die Autoren und deren Änderungen im Dokument.

Upload von Dokumenten

Sie haben interessante Studien, Berichte etc., die sie an ihre Kollegen verteilen  möchten? Kein Problem. Hierzu brauchen Sie nicht mehr über Emailverteiler zu kommunizieren sondern können schnell, zielgerichtet und transparent für alle Empfänger die entsprechenden Inhalte in Jive veröffentlichen.

Rating

In Jive können Sie Inhalte (Dokumente, Blogs, Diskussionen) bewerten. So kristallisieren sich während der Zeit die wirklich wichtigen und relevanten Informationen heraus. Darüber hinaus gibt es den Autoren die Motivation möglichst gute Beiträge zu veröffentlichen.

Tags

Eine neue Form der Suche von Inhalten bieten tags. Dabei handelt es sich um Schlagwörter, mit denen Sie Inhalte versehen können. Suchen Sie etwa sämtliche Inhalte über ihren Hauptkonkurrenten, so geben Sie das Schlagwort an und dass System zeigt Ihnen die entsprechenden Inhalte an (sofern Inhalte konsequent mit Schlagwörtern versehen werden!).

Projektorganisation

Für die Projektarbeit bietet Ihnen Jive ebenfalls die Möglichkeit Zugriffsrechte für ihre Projekte einzeln festzuhalten. Innerhalb eines „Projektraums“ haben die Projektmitglieder dann die Möglichkeit effektiv zusammen zu arbeiten.