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In den letzten Wochen bin ich öfter mal gefragt worden, ob man sich in der aktuellen Situation überhaupt mit Wissensmanagement und Lernenden Organisationen beschäftigen sollte, es gäbe doch so viel anderes zu tun. Da die Wissensgesellschaft auch in einer Krise wie dieser nicht aufhört zu existieren, denke ich das auf jeden Fall! Gerade jetzt wird sichtbar, wo man Defizite hat und wo Handlungsbedarf besteht.

In den letzten Jahren habe ich sehr oft Aussagen wie “In der VUCA-Welt muss man ständig Lernen, um erfolgreich zu sein” gehört – oft eher als Phrase denn als handlungsleitende Maxime. Aber beim systematischen Umgang mit Wissen (=Wissensmanagement) geht es nicht nur darum, Erfolg zu haben. Es geht auch darum Misserfolge zu vermeiden, oder zumindest die Konsequenzen in einem erträglichen Rahmen zu halten.

Das Feld der Wissensrisiken ist ganz gut erforscht, da gibt es z.B. den Ansatz von Probst/Knaese zum Management von Wissensrisiken, den wir auch im Expert Debriefing verwenden. Oft verwende ich auch die Dissertation Steuerung von Wissensrisiken von Florian Bayer. Darin werden vier Kategorien von Wissensrisiken benannt:

  1. Wissensverlust
  2. Unerwünschte Wissensdiffusion
  3. Unzureichender Wissenstransfer
  4. Eingeschränkte Wissensqualität

In den Bereich der eingeschränkten Wissensqualität fallen die Entscheidungen auf Basis von Wissen mit mangelhafter Qualität (S. 124). Mit den Worten “Innovation happens at the Fringe” von Gary Hamel liegt hier aber ein Problem: für uns relevantes Wissen wird oft dort generiert, wo wir unser Augenmerk gar nicht hinrichten, weil es mit unserer Tagesbeschäftigung nichts zu tun hat (The unknown unknown).

Hätten wir in unserer regelmäßig eingeplanten Lernzeit dort mal hingesehen, so wie das auch schon Peter Drucker empfohlen hat, wären vielleicht Beiträge wie der von Bill Gates aufgetaucht. Gates zweifelte 2015(!) nicht daran, dass eine Pandemie wie die jetzige passieren wird – offene Frage ist nur wann:

Als lernOS Praktiker müssen wir also unsere Hausaufgaben machen und uns neben der Beschäftigung mit all den schönen und innovativen Themen, ein effektives Risikomanagement aufbauen. Das geht ganz einfach in folgenden Schritten:

  1. Liste möglicher Risiken erstellen und kontinuierlich pflegen
  2. Alle Risiken nach Eintrittswahrscheinlichkeit und möglichem Schadensausmaß bewerten (dazu gehören auch Gehaltseinbußen durch Kurzarbeit, Jobverlust, Umsatzeinbruch etc.)
  3. Für die Risiken im sog. “inakzeptablen Bereich” Risikoverminderungs- und Vorsorgemaßnahmen  definieren
  4. Gehe zurück zu 1.)

So etwas ist schnell umgesetzt (z.B. im lernOS Memex) und im Quaterly Review eingefügt. In diesem Sinne: Keep Calm & Learn On! Die nächste Pandemie kommt bestimmt … die Frage ist nur wann.

Heute fand in der Zentrale des Vereins Deutscher Ingenieur (VDI) in Düsseldorf das Treffen des VDI Fachausschuss 110 Wissensmanagement im Engineering statt. Als Gast hatten wir Hr. Hoffmann vom TÜV Nord Cert, um über die neuen Anforderungen an das Wissensmanagement aus der Management-Norm ISO 9001:2015 und die Kompatibilität mit der VDI Richtlinie 5610 Wissensmanagement im Ingenieurwesen: Grundlagen, Konzepte, Vorgehen zu sprechen.

Wir wollten herausfinden, wie sich das Thema Wissensmanagement aus Sicht eines Zertifizierers und Auditierers darstellt. Nach Aussage von Hr. Hoffmann sorgen Managementsystem für “Mehrwissen und Mehrwert” durch Messung & Analysen, Erkennen & Reduzieren von Risiken, Vermeiden von Verschwendungen, Erkennen & Nutzen von Chancen, Verbesserungsmaßnahmen und Erhöhung von Qualität und Wirtschaftlichkeit. Die Bedeutung von Wissen wurden gleich in den ersten Folien anhand des folgenden Zitats deutlich:

Da Deutschland mehr zu einem Wissensstandort geworden ist, wird klar, welche Bedeutung Wissen und WM für die Qualität der Lösungen und Zukunftsfähigkeit hat.

Ziel des Audits ist ein objektiver Nachweis über die Wirksamkeit das Managementssystems. Auditieren ist dabei in erster Linie ein Feedback-Mechanismus. Es wird verifiziert, dass die definierten Elemente des Managementsystems exisiteren, verwirklicht werden und wirksam sind. Das geschieht z.B. durch Sammlung von Nachweisen in Form von Interviews, Untersuchung von Dokumentation und Produkten, Beobachtung von Tätigkeiten sowie das Beobachten von Bedingungen und Ergebnissen.

Die Norm erwartet, dass sich die Organisation mit den potentiellen Risiken und Veränderungen auseinander setzt. Die Norm sagt aus Hoffmann’s Sicht über Wissen:

  • Wissen ist organisations- und ggf. prozessspezifisch.
  • Wissen muss aufrechterhalten werden.
  • Wissen muss in erforderlichem Umfang zur Verfügung gestellt werden.
  • Wissen muss sich ändernden Erfordernissen angepasst werden.

Der Zertifizierer/Auditor sucht nach Nachweisen, dass und wie die Organisation den möglichen Risiken und Veränderungen Rechnung trägt, damit die Qualität und Konformität der Produkte und Leistungen sichergestellt wird. Beispielsweise werden folgende Zielgruppen befragt:

  • Top Management: Ressourcenplanung, Übersicht der Know-How-Träger, Übersicht externer Entwicklungspartner und Lieferanten, Lizenzgeber
  • Personalabteilung: Gap-Analysen, Schulungsplanung, Qualifikationsmatrix, Skill-Datenbank, Liste künftiger Pensionäre, Personalpläne, Einstellungspläne, Schulungspläne, Stellenbeschreibungen, Stellenausschreibungen
  • Prozessverantwortliche: Einarbeitungspläne, Übergabepläne und -programme (Patenschaften), Spezifikationen, Wikis, FMEA, Reklamationsdatenbank, CRM-Datenbank
  • Mitarbeiter (in ihrer Rolle als Wissensträger): Interviews (“Wie geht man eigentlich mit Ihnen um?”), Vertretungsregelungen, Nachfolgeregelung

Aus Sicht des TÜV Nord können im Audit beispielsweise folgende Fragen gestellt werden:

  • Welches derzeitige und künftige Wissen ist erforderlich (Kontext & Strategie)
  • Welches Wissen wird an welcher Stelle benötigt (Bedarfsanalyse)?
  • Welches Wissen ist an welcher Stelle in der Organisation vorhanden?
  • Gibt es in der Organisation bereits Wissensdefizite/Engpässe (Welche, Wo) und gibt es Risiken Wissen zu verlieren (Welche)?
  • Wie wird das Wissen in der Organisation aufrechterhalten und wie wird neues Wissen aufgebaut (Methoden und Instrumente)? Wie wird den Risiken entgegen gewirkt? Gibt es ein übergeordnetes Wissensmanagement?
  • Wie wir das Wissen in der Organisation den betreffenden Mitarbeitern zugänglich gemacht und vor unberechtigtem Zugriff geschützt?
  • Gibt es Prozesse, Ressourcen und Instrumente dafür? Welche? Wer ist dafür verantwortlich und ggf. noch daran beteiligt? Wie läuft die Kommunikation und wie wird die Wirksamkeit überwacht?
  • Wie ist die obere Leitung eingebunden?
  • Dokumente (Standards, Spezifikationen, VA/AA, Profile etc.)

Im folgenden erläuterte Herr Hoffmann anhand einiger Vergleiche zwischen VDI 5610 und ISO 9001, wie man anhand der Elemente der VDI-Richtlinie die Forderungen der ISO 9001 erfüllen kann. Er gab konkrete Beispiele wie die Bausteine “Bestimmung der Wissensbedarfe” und “Kernaktivitäten des Wissensmanagements” aus Sicht des Zertifizierers noch weiter verbessert werden können.

vdi-5610-bestimmung-wissensbedarfe

Bestimmung der Wissensbedarfe (Quelle: VDI-Richtlinie 5610)

 

vdi-5610-kernaktivitaeten-des-wm

Kernaktivitäten des Wissensmanagements ( Quelle: VDI-Richtlinie 5610)

Am Nachmittag des Fachausschuss-Treffen haben wir beschlossen, im Jahr 2016 ein “Benchlearning-Projekt Wissensmanagement und ISO 9001:2015” durchzuführen. Ziel ist, gemeinsam mit Verantwortlichen von Prozess-/Qualitätsmanagsmanagement und Wissensmanagement ISO-9001-konforme Ansätze für die Praxis herauszuarbeiten. Wir haben eine erste Version eines Projektflyers erstellt und werden auf der Knowtech 2016 in Hanau beginnen, erste Unternehmen zwecks Teilnahme anzusprechen. Die Projektlaufzeit wird von März bis Oktober 2016 sein, die Teilnehmerzahl ist auf 7-8 Unternehmen begrenzt.

Zusätzlicher Tipp: Viele Ideen und Gedanken aus dem Fachausschuss-Treffen haben mich an Inhalte aus unserem Whitepaper “Prozessorientiertes Wissensmanagement” erinnert, das wir im Jahr 2004 veröffentlicht haben. Darin wurden in diesem Zusammenhang z.B. Wissenslandkarten, Wissensstrategie-Prozesse und Wissensmatrizen vorgestellt.

cogneon-whitepaper-powm-2004

Aktuell überarbeiten wir dieses Whitepaper in Vorbereitung auf den nächsten Knowledge Jam zum Thema “Wissensmanagement und ISO 9001 am 26.11.2015 in Nürnberg grundlegend. Es wird dann mit der neuen Version der ISO 9001 vollständig kompatibel sein und die Menge an Instrumenten und Werkzeugen des Wissensmanagements an den Anforderungen der Management-Norm spiegeln.

Die Plätze für den Jam sind begrenzt, wer Interesse hat, kann sich jetzt schon über Xing Events anmelden.