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Wissensmanagement und die ISO 9001 – Treffen beim VDI in Düsseldorf

Heute fand in der Zentrale des Vereins Deutscher Ingenieur (VDI) in Düsseldorf das Treffen des VDI Fachausschuss 110 Wissensmanagement im Engineering statt. Als Gast hatten wir Hr. Hoffmann vom TÜV Nord Cert, um über die neuen Anforderungen an das Wissensmanagement aus der Management-Norm ISO 9001:2015 und die Kompatibilität mit der VDI Richtlinie 5610 Wissensmanagement im Ingenieurwesen: Grundlagen, Konzepte, Vorgehen zu sprechen.

Wir wollten herausfinden, wie sich das Thema Wissensmanagement aus Sicht eines Zertifizierers und Auditierers darstellt. Nach Aussage von Hr. Hoffmann sorgen Managementsystem für “Mehrwissen und Mehrwert” durch Messung & Analysen, Erkennen & Reduzieren von Risiken, Vermeiden von Verschwendungen, Erkennen & Nutzen von Chancen, Verbesserungsmaßnahmen und Erhöhung von Qualität und Wirtschaftlichkeit. Die Bedeutung von Wissen wurden gleich in den ersten Folien anhand des folgenden Zitats deutlich:

Da Deutschland mehr zu einem Wissensstandort geworden ist, wird klar, welche Bedeutung Wissen und WM für die Qualität der Lösungen und Zukunftsfähigkeit hat.

Ziel des Audits ist ein objektiver Nachweis über die Wirksamkeit das Managementssystems. Auditieren ist dabei in erster Linie ein Feedback-Mechanismus. Es wird verifiziert, dass die definierten Elemente des Managementsystems exisiteren, verwirklicht werden und wirksam sind. Das geschieht z.B. durch Sammlung von Nachweisen in Form von Interviews, Untersuchung von Dokumentation und Produkten, Beobachtung von Tätigkeiten sowie das Beobachten von Bedingungen und Ergebnissen.

Die Norm erwartet, dass sich die Organisation mit den potentiellen Risiken und Veränderungen auseinander setzt. Die Norm sagt aus Hoffmann’s Sicht über Wissen:

  • Wissen ist organisations- und ggf. prozessspezifisch.
  • Wissen muss aufrechterhalten werden.
  • Wissen muss in erforderlichem Umfang zur Verfügung gestellt werden.
  • Wissen muss sich ändernden Erfordernissen angepasst werden.

Der Zertifizierer/Auditor sucht nach Nachweisen, dass und wie die Organisation den möglichen Risiken und Veränderungen Rechnung trägt, damit die Qualität und Konformität der Produkte und Leistungen sichergestellt wird. Beispielsweise werden folgende Zielgruppen befragt:

  • Top Management: Ressourcenplanung, Übersicht der Know-How-Träger, Übersicht externer Entwicklungspartner und Lieferanten, Lizenzgeber
  • Personalabteilung: Gap-Analysen, Schulungsplanung, Qualifikationsmatrix, Skill-Datenbank, Liste künftiger Pensionäre, Personalpläne, Einstellungspläne, Schulungspläne, Stellenbeschreibungen, Stellenausschreibungen
  • Prozessverantwortliche: Einarbeitungspläne, Übergabepläne und -programme (Patenschaften), Spezifikationen, Wikis, FMEA, Reklamationsdatenbank, CRM-Datenbank
  • Mitarbeiter (in ihrer Rolle als Wissensträger): Interviews (“Wie geht man eigentlich mit Ihnen um?”), Vertretungsregelungen, Nachfolgeregelung

Aus Sicht des TÜV Nord können im Audit beispielsweise folgende Fragen gestellt werden:

  • Welches derzeitige und künftige Wissen ist erforderlich (Kontext & Strategie)
  • Welches Wissen wird an welcher Stelle benötigt (Bedarfsanalyse)?
  • Welches Wissen ist an welcher Stelle in der Organisation vorhanden?
  • Gibt es in der Organisation bereits Wissensdefizite/Engpässe (Welche, Wo) und gibt es Risiken Wissen zu verlieren (Welche)?
  • Wie wird das Wissen in der Organisation aufrechterhalten und wie wird neues Wissen aufgebaut (Methoden und Instrumente)? Wie wird den Risiken entgegen gewirkt? Gibt es ein übergeordnetes Wissensmanagement?
  • Wie wir das Wissen in der Organisation den betreffenden Mitarbeitern zugänglich gemacht und vor unberechtigtem Zugriff geschützt?
  • Gibt es Prozesse, Ressourcen und Instrumente dafür? Welche? Wer ist dafür verantwortlich und ggf. noch daran beteiligt? Wie läuft die Kommunikation und wie wird die Wirksamkeit überwacht?
  • Wie ist die obere Leitung eingebunden?
  • Dokumente (Standards, Spezifikationen, VA/AA, Profile etc.)

Im folgenden erläuterte Herr Hoffmann anhand einiger Vergleiche zwischen VDI 5610 und ISO 9001, wie man anhand der Elemente der VDI-Richtlinie die Forderungen der ISO 9001 erfüllen kann. Er gab konkrete Beispiele wie die Bausteine “Bestimmung der Wissensbedarfe” und “Kernaktivitäten des Wissensmanagements” aus Sicht des Zertifizierers noch weiter verbessert werden können.

vdi-5610-bestimmung-wissensbedarfe

Bestimmung der Wissensbedarfe (Quelle: VDI-Richtlinie 5610)

 

vdi-5610-kernaktivitaeten-des-wm

Kernaktivitäten des Wissensmanagements ( Quelle: VDI-Richtlinie 5610)

Am Nachmittag des Fachausschuss-Treffen haben wir beschlossen, im Jahr 2016 ein “Benchlearning-Projekt Wissensmanagement und ISO 9001:2015” durchzuführen. Ziel ist, gemeinsam mit Verantwortlichen von Prozess-/Qualitätsmanagsmanagement und Wissensmanagement ISO-9001-konforme Ansätze für die Praxis herauszuarbeiten. Wir haben eine erste Version eines Projektflyers erstellt und werden auf der Knowtech 2016 in Hanau beginnen, erste Unternehmen zwecks Teilnahme anzusprechen. Die Projektlaufzeit wird von März bis Oktober 2016 sein, die Teilnehmerzahl ist auf 7-8 Unternehmen begrenzt.

Zusätzlicher Tipp: Viele Ideen und Gedanken aus dem Fachausschuss-Treffen haben mich an Inhalte aus unserem Whitepaper “Prozessorientiertes Wissensmanagement” erinnert, das wir im Jahr 2004 veröffentlicht haben. Darin wurden in diesem Zusammenhang z.B. Wissenslandkarten, Wissensstrategie-Prozesse und Wissensmatrizen vorgestellt.

cogneon-whitepaper-powm-2004

Aktuell überarbeiten wir dieses Whitepaper in Vorbereitung auf den nächsten Knowledge Jam zum Thema “Wissensmanagement und ISO 9001 am 26.11.2015 in Nürnberg grundlegend. Es wird dann mit der neuen Version der ISO 9001 vollständig kompatibel sein und die Menge an Instrumenten und Werkzeugen des Wissensmanagements an den Anforderungen der Management-Norm spiegeln.

Die Plätze für den Jam sind begrenzt, wer Interesse hat, kann sich jetzt schon über Xing Events anmelden.

The Making of … Xing Gruppe WMIE

Für das VDI Expertenforum Wissensmanagement im Engineering haben wir eine eigene Gruppe auf Xing angelegt. Hier eine kurze “Making of …” Beschreibung, falls wir oder jemand anders das auch mal machen muss.

  • Am 15.02.2013 war das Fachausschuss-Treffen, bei dem wir beschlossen, das diesjährige Expertenforum mit einer Xing-Gruppe digital zu begleiten. Den Antrag haben wir am gleichen Tag gestellt.
  • Knapp eine Woche später kam die Nachricht von Xing, dass die Gruppe angelegt wurde (nur per Xing Nachricht, nicht per E-Mail!)
  • Einrichtung der Gruppe
    • Beitritt ohne Zustimmung des Moderators (Offenheit)
    • Sichtbarkeit aller Beiträge auf “jeder” stellen, damit man die Beiträge ohne bei Xing angemeldet zu sein lesen kann. Wichtig: wenn die Sichtbarkeit der Beiträge nicht auf “jeder” steht, wird der Gruppen-RSS-Feed nicht auf der Startseite angezeigt.
    • Erstellung einer Header-Grafik (wir in der Gruppe oben angezeigt, Bild vom vorletzten Fachausschuss-Treffen) und einer Listen-Grafik. Alle Grafiken habe ich einfach auf einer einseitigen PPT-Präsentation erstellt und dann per Gimp Screenshots gemacht und zurechtgeschnitten (Größen stehen im Upload-Interface)
    • Foren einrichten (Prinzip: schlank halten!): eines zur Vorstellung neuer Mitglieder, eines zum Kernthema, eines zu organisatorischen Themen rund um die Gruppe oder die Veranstaltung (Einträge nur durch Moderatoren, Antworten durch alle)
  • Experten-Forum am 23.05. als Gruppen-Event angelegt, wird dann rechts auf der Startseite der Gruppe angezeigt. Jeder der dort auf “Bin dabei” klickt, kommuniziert das gleichzeitig an sein Netzwerk! WICHTIG: kostenpflichtige Anmeldung auf der VDI-Website ist zusätzlich notwendig.
  • Festlegung Hashttag #wmie auf Twitter. Über Verwaltung und Einstellungen->Mehr->RSS-Import einrichten haben wir den RSS-Feed des Hashtags von Twitter in der Gruppe eingebunden (wird ganz unten auf der Gruppen-Startseite angezeigt). URL des konkreten Feed ist http://search.twitter.com/search.atom?q=%23wmie.
  • Auf Flickr haben wir noch eine Gruppe “Wissensmanagement im Engineering” angelegt, da man in Xing-Gruppen keine Bilder posten kann.
  • Auf Twitter haben wir den Accout @WMimEngineering erstellt, um den Twitter-Nutzern eine bequeme Möglichkeit zu geben, den Aktivitäten der Gruppe zu folgen. Hier wird über den Dienst twitterfeed.com einfach der Gruppen-RSS-Feed automatisch nach Twitter gepostet.

Am kommenden Montag machen wir noch eine Webkonferenz, um den eher E-Mail und Office nutzenden Ausschuss-Mitglieder die Gruppe zu erklären und dann kann es los gehen.