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Fast zwei Jahre mit digitalen, hybriden und jetzt auch wieder (kleinen) Veranstaltungen vor Ort liegen hinter uns. Aktuell wird zwar sehr viel über hybride Veranstaltungen gesprochen, ich sehe aber aus meinen Erfahrungen heraus ein großes Dilemma, dass ich in diesem Blog-Beitrag mal umreißen will.

Im ersten Schritt beschreibe ich mal, welche Elemente wir bei der Planung von Veranstaltungen wie Konferenzen, Un-Konferenzen (Barcamps, Open Spaces, etc.), Hackathons usw. mit einbeziehen. Mit kleinen Modifikationen kann man das Modell beispielsweise auch für Messen oder den Hochschul-Betrieb anwenden. Bei der Planung unterscheiden wir im Modell auch nicht, ob es sich um öffentliche oder interne Veranstaltungen handelt.

Vor Ort stattfindenden Veranstaltungen ist gemeinsam, dass die Teilnehmer_innen anreisen und untergebracht werden müssen. Die Anreise erfolgt i.d.R. im Auto (individuell oder in Gruppen) oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln wie Bus und Bahn. Bei international stattfindenden Veranstaltungen muss zusätzlich auch geflogen werden. Die Unterbringung kann z.B. in Hotels/Pensionen, gemeinsam in temporären Mietwohnungen (Airbnb, Couchsurfing & Co.) oder bei Freunden erfolgen.

Auch die Veranstaltungsorte unterscheiden sich konzeptionell meiner Erfahrung nach wenig. Man Betritt die Veranstaltung über eine Lobby, in der meist auch ein Checkin vorhanden ist. Dort gibt es dann ein Plenum (bei großen Veranstaltungen/Messen mehrere Plena), in das für Eröffnung und Keynotes alle passen. Für kleinere Vorträge oder die Session bei Barcamps gibt separate Räume (meist 5-10). Für das leibliche Wohl in Mittags- und Kaffeepausen wird in einem oder mehren Gastrobereichen gesorgt. Bei mehrtägigen Veranstaltungen gibt es eine Abendveranstaltung z.B. mit Conference Dinner oder Party für den informellen Austausch in lockerer Runde.

Ein zentrales Element von Veranstaltungen ist, auch wenn das oft gar nicht bewusst wahrgenommen wird, was man im englischen den „Hallway Track“ nennt. Das ist der oder die Gänge, die die einzelnen Orte der Veranstaltung verbinden. Dort befinden sich immer Leute, sprechen miteinander, trinken einen Kaffee zusammen und vernetzen sich (in einem früheren Blog habe ich das mal als die „Zwischenräume“ einer Veranstaltung bezeichnet). Tim beschreibt das in seinem Blog so:

But what exactly is a hallway track? The phrase is a reference to conferences having different tracks of presentation content. For example, there might be a series or track of discussion on one topic (e.g., security, networking, storage or community), or a series of lightning talks or birds of a feather sessions. These are formal sessions in reserved rooms, taking place at specific times on the official schedule. The hallways in the event center are filled with people moving between these formals sessions, and they naturally start mixing and mingling with each other. This usually leads to some fascinating unscheduled conversations. These informal discussions form the so-called “hallway track.”

Dass der Hallway Track ein sehr bedeutender Ort ist kann man auch daran sehen, dass dort oft die Sponsoren (bei kommerziellen Konferenzen und Messen) oder die Poster Sessions (bei wissenschaftlichen Konferenzen) platziert werden. Bei der Planung von Online-Veranstaltungen haben viele Veranstalter diesem Hallway Track keine oder kaum Bedeutung beigemessen. Der Bereich wurde nicht oder nur lieblos gestaltet.

Jetzt komme ich zu dem Dilemma, das ich für die Zukunft von öffentlichen und internen Veranstaltungen sehe:

  1. Lessons Learned: Wir haben gelernt, dass Plenum, Vorträge, Barcamp-Sessions und Messestände online mit Videokonferenzen sehr gut abgebildet werden können, dafür brauchen wir eine Zusammenkunft vor Ort nicht mehr.
  2. Mehrwert 1: Für die Teilnehmer_innen fallen bei Online-Veranstaltungen mehrere Werte der Veranstaltung weg: 1.) die gemeinsame Anreise mit Bekannten und Kollegen 2.) die gemeinsame Unterkunft mit Frühstück, Hotelbar & Co. 3.) die vielen informellen und zufälligen Begegnungen im Hallway Track, der Gastronomie und der Abendveranstaltung. Sie sind damit auch nicht mehr bereit, hohe Eintrittspreise zu bezahlen (bei kommerziellen Veranstaltungen).
  3. Mehrwert 2: Für die Sponsoren (bei kommerziellen Veranstaltungen) fällt die Platzierung am Hallway Track und damit ihre Kommunikations- und Verkaufschancen weg. Sie sind damit dann nicht mehr bereit, teure Sponsoring-Pakete zu kaufen.
  4. Tools als Ersatz: Technolgien wie Remo, Wonder, Workadventure & Co. zwar versuchen, einen Ort wie den Hallway Track nachzubilden, kommen dabei aber an die Vor-Ort-Variante bei weitem nicht heran. Ich sehe aktuell auch keine Technologien, die das zu leisten vermögen.

Was denkt ihr dazu? Was sind Wege und Möglichkeiten, dem Dilemma zu begegnen? Welche Erfahrungen habt ihr dazu in der Praxis gemacht? Wer mag dazu in den Kommentaren Gedanken und Ideen beisteuern?

 

Für das lernOS All Stars Camp (#loscamp20) vom 23.-24. Juni 2020 hatten wir eine klare Mission: wir wollten lernen, wie man die Elemente eines Barcamps oder einer anderen interaktiven Veranstaltung, die die typische Community Atmosphäre ausmachen, auch im virtuellen Raum abbilden kann.

Zu diesen Elementen gehören aus unserer Erfahrung z.B. das Treffen alter Bekannter, das Knüpfen neuer Kontakte, das zufällige Stolpern über Menschen und Themen, das Treiben lassen und nicht zielgerichtete Zuhören, das einen oft auf neue Ideen bringt und nicht zuletzt der Spaß und das gesellige Zusammensein.

Für das loscamp20 haben wir uns deswegen entschieden, nicht nur ein Videokonferenz-Tool wie Teams, Zoom oder WebEx für Plenum, Vorträge und Sessions einzusetzen, sondern haben zusätzlich mit Remo ein Werkzeug eingesetzt, das den Teilnehmer*innen das freie Bewegen in der Veranstaltung und den Austausch per Audio- und Videokonferenz an 6er-Tischen ermöglicht.

Außerdem hatten wir das loscamp20 als „24h Community-Event“ angekündigt, damit die Teilnehmenden nicht nach dem letzten Programmpunkt auf die rote Taste eines Videokonferenz-Tools klicken und damit plötzlich wieder alleine sind. Es gab ein Abendprogramm ab 19 Uhr mit Konferenz Dinner, dem Online-Spiel lernOPardy (Jeopardy zu lernOS), einem Live-DJ ab 22:00 Uhr (Anhören) und einem Live-Podcast ab 23:00 Uhr (Anhören). Das hat dazu geführt, dass in Remo auch noch weit nach Mitternacht einiges los war.

Wir haben ein kurzes Video mit einer Zusammenfassung des lernOS All Stars Camp erstellt. Darin könnt ihr viele Elemente des Veranstaltungsdesigns sehen:

Angebot: uns hat das Tool Remo für den Einsatz interaktiver Veranstaltungen und virtueller Barcamps so begeistert, dass wir uns entschieden haben, die Lizenz dafür weiterhin zu behalten. Falls ihr in euren Unternehmen, Verbänden, Netzwerken etc. Lust auf eine derartige Veranstaltung habt, könnt ihr uns gerne für ein Projekt  anfragen.

Wir helfen in Veranstaltungskonzeption/-design, im Community Management und in der Veranstaltungsdurchführung z.B. mit Check-In, (Co-)Moderation, Impulsbeiträgen, Online-Podcasts/Interviews, Helpdesk und technischem Support. Wir haben in den letzten Monaten viel Erfahrung mit virtuellen, interaktiven Events gesammelt und geben diese gerne weiter.