In der Covid-19-Pandemie waren viele Menschen gezwungen, aus dem Homeoffice heraus zu arbeiten. Viele waren überrascht, wie gut das nach dem Überwinden einiger Anfangsschwierigkeiten funktioniert. Doch viele Organisationen haben nach dem Ende der Pandemie aufgehört, ihren „hybriden Muskel“ zu trainieren und es gab vieler Orts Return-to-Office-Bewegungen – oft entgegen wissenschaftlicher Erkenntnisse (s.a. Beiträge von Nick Bloom). Das gilt sowohl für das normale Tagesgeschäft, als auch für Veranstaltungen, bei denen die wenigsten an einem Hybrid-Konzept wie beispielsweise das der lernOS Convention festgehalten haben.
Aktuell haben wir aufgrund des Iran-Kriegs und der Sperrung der Straße von Hormus die höchsten Benzinpreise aller Zeiten. Neben der Einseicht, dass hybrides Arbeiten (teils vor Ort, teils Remote) gut für Produktivität und Mitarbeitendenzufriedenheit ist, könnte das eine Motivation sein, eine zweite Hybrid-Welle mit den Erkenntnissen aus der Pandemie zu starten?
In der Pandemie haben wir für viele Kunden zu hybridem Arbeiten geforscht und die Erkenntnisse intern in die Breite getragen. Für mich war dabei zentral, dass „hybrid“ meint mehr (Vermischtes), als nur der Wechsel zwischen dem Büro und Homeoffice. Es ist für mich sowohl die Mischung verschiedener Arbeitsorte, als auch die Mischung von synchronem und asynchronem Arbeiten.
Matt Mullenweg, CEO von Automattic, den Machern von WordPress, hat das damals gut in seinen „5 Levels of Autonomy“ des verteilten Arbeitens dargestellt (Originaltext, übersetzt mit Claude):
- Autonomiestufe Null sind Tätigkeiten, die eine physische Anwesenheit zwingend erfordern. Denk an Bauarbeiter, Baristas, Massagetherapeuten oder Feuerwehrleute. Viele Unternehmen gingen davon aus, weit mehr solcher Stellen zu haben, als sich letztlich herausgestellt hat.
- Die erste Stufe entspricht dem Stand der meisten ortsgebundenen Unternehmen: Es gibt keine bewussten Bemühungen, Remote-Arbeit zu ermöglichen – wenngleich viele Wissensarbeiter den Betrieb in Notfällen ein bis zwei Tage aufrechterhalten können. Häufiger werden Aufgaben jedoch aufgeschoben, bis man wieder im Büro ist. Gearbeitet wird auf Firmengeräten, in Firmenräumen, zu Firmenzeiten. Es gibt keine Sonderausstattung, und für grundlegende Ressourcen wie E-Mail oder Kalender muss oft ein umständliches VPN genutzt werden. In größeren Unternehmen dieser Stufe wählen sich Mitarbeitende aus demselben Gebäude oder Campus in Meetings ein. Stufe-1-Unternehmen waren auf die Krise weitgehend nicht vorbereitet.
- Die zweite Stufe ist dort, wo viele Unternehmen in den vergangenen Wochen durch die COVID-19-Pandemie gelandet sind. Man akzeptiert, dass die Arbeit vorübergehend von zu Hause stattfindet – reproduziert dabei aber das Bürogeschehen in einem „Remote“-Setting, ganz so, wie Marshall McLuhan beschrieben hat, dass neue Medien zunächst die Formate der Vorgängergeneration kopieren. Informationen sind zwar von unterwegs zugänglich, Tools wie Zoom oder Microsoft Teams wurden eingeführt – doch alles bleibt synchron, der Tag ist voller Unterbrechungen, kein einziges Meeting wurde gestrichen, und im Management herrscht erhebliche Produktivitätsangst. Genau in dieser Phase installieren manche Unternehmen Überwachungssoftware auf den Laptops ihrer Mitarbeitenden. Mein Rat: Nicht tun! Und außerdem: Nicht auf Stufe zwei stehen bleiben!
- Auf der dritten Stufe beginnen die echten Vorteile verteilten Arbeitens spürbar zu werden. Menschen investieren in bessere Ausstattung – von einer guten Schreibtischlampe bis hin zu hochwertiger Audiotechnik – und in robustere asynchrone Prozesse, die zunehmend Meetings ersetzen. Gleichzeitig wird klar, wie entscheidend schriftliche Kommunikation für den Erfolg ist; im Recruiting wird gezielt nach starken Schreibern gesucht. In Zoom-Meetings haben die Teilnehmenden oft gleichzeitig ein gemeinsames Google-Dokument geöffnet, um Notizen in Echtzeit festzuhalten und abzugleichen. Das Unternehmen setzt auf ein Zero-Trust-Sicherheitsmodell nach dem BeyondCorp-Prinzip. In einer Zeit ohne Pandemie werden regelmäßige Präsenztreffen geplant, damit Teams ein- bis zweimal im Jahr gemeinsam Zeit verbringen können.
- Die vierte Stufe bringt echte Asynchronität. Leistung wird an Ergebnissen gemessen – nicht daran, wie oder wann sie erbracht werden. Vertrauen wird zum tragenden Element der gesamten Organisation. Entscheidungen werden bewusster und durchdachter getroffen – mitunter langsamer, dafür mit echter Beteiligung: Nicht nur die Lautesten oder Extrovertiersten kommen zu Wort, sondern alle. Das Unternehmen schöpft aus dem globalen Talentpool – jenem 99-Prozent der Weltbevölkerung, das nicht in der Nähe eines der angestammten Bürostandorte lebt. Die Mitarbeiterbindung steigt deutlich, Investitionen in Weiterbildung und Coaching nehmen zu. Die meisten Mitarbeitenden verfügen über Heimarbeitsplätze, um die sie Büroangestellte beneiden würden. Synchrone Meetings sind selten, werden ernst genommen und finden fast immer mit Agenda sowie Vor- und Nachbereitung statt. Wer saubere Übergabeprozesse beherrscht, lässt die Arbeit rund um die Uhr der Sonne folgen. Die Organisation ist wirklich inklusiv, weil objektive Standards jedem die Freiheit geben, Ergebnisse auf dem eigenen Weg zu erreichen.
- Die fünfte Stufe schließlich ist das Nirwana – ein Ideal, das bewusst unerreichbar bleibt, aber als Orientierung unverzichtbar ist. Hier übertrifft die Organisation mühelos jede ortsgebundene Alternative. Effektivität entsteht wie von selbst. Alle haben Zeit für Gesundheit und mentales Wohlbefinden, bringen ihr Bestes und ihre höchste Kreativität ein – und haben dabei schlicht Freude an der Arbeit.
Aus meiner Erfahrung in in der internen Zusammenarbeit und in Kundenprojekten haben sich besonders folgende Vorgehensweisen in der Praxis bewährt:
- Asynchrones Arbeiten
- Prinzip der Schriftlichkeit, alle wichtigen Themen sind schriftlich dokumentiert (Termine, Projektstände, Rollen, Aufgaben, Prozesse, Ziele etc.), es entfällt die Notwendigkeit, ständig Dinge per Zuruf über den Schreibtisch klären zu müssen.
- Klare Regeln für Kommunikationskanäle, z.B. schriftlich in einem Social Collaboration Contract definiert, z.B. Welche Kanäle werden wofür genutzt? Welche Kanäle werden nicht genutzt? Auf welchen Kanälen wird welche Reaktionszeit erwartet?
- Es gibt EINEN Kanal, in dem man regelmäßig (mehrfach am Tag) die Frage „What are you doing?“ beantwortet? So wird echtes Working Out Loud möglich und man bekommt viele Kleinigkeiten mit, die man im Büro „nebenher“ aufschnappen würde.
- Synchrones Arbeiten
- Das verwendete Collaboration Tool unterstützt die Anzeige von Präsenzinformation. Im Büro sieht man aus dem Augenwinkel, ob Kolleg:innen gerade hochkonzentriert im Flow arbeiten, oder kurz ansprechbar sind. Der Präsenzstatus (Verfügbarkeit, Arbeitsort, Statusmeldung) muss von allen bewusst eingestellt werden, eine reine Kopplung mit dem Kalender reicht nicht, denn nicht jede:r trägt Deep-Work-Phasen (*) sauber im Kalender ein.
- Bei synchronen Terminen wird adäquate Technik, vor allem Audiotechnik verwendet. Wie bei Youtube-Videos ist hier der Ton deutlich wichtiger, als das Bild. Viele Besprechungsräume haben als Standard-Setup ein Display mit einer Videobar (Kombination aus Webcam, Mikrofon und Lautsprecher) darüber oder darunter montiert. Kamera und Lautsprecher der Videobar kann man gut nutzen, die Sitzplätze im Raum befinden sich aber oft außerhalb des Betriebsbereichs der Mikrofone (ca. 3 Meter Entfernung). Das führ zu schlechtem und „halligen“ Ton – kein Problem bei 15 Minuten Standup, aber unerträglich für längeren Workshop oder Schulung. Ich empfehle in diese Fällen ähnlich wie in unseren Hybrid Meeting Kits (HMK) z.B. Rode Wireless Pro Funkmikrofone (*), bei denen an einem Empfänger zwei Mikrofone für glasklaren Ton betrieben werden können. Die Webcam der Videobar dient als Totale für den Raum (automatische KI-Steuerung immer deaktivieren), die Kameras der individuellen Laptops dienen als Closeup-Perspektive.
Was sind eure wichtigsten Tipps und Workhacks zum hybriden Arbeiten? Wenn ihr im Kontext der aktuellen Situation neue Erfahrungen mit hybridem Arbeiten macht, teilt diese gerne in den Kommentaren.
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