Frühjahrsputz in digitalen Ablagen

Heute beginnt der Frühling! Für viele die Gelegenheit, in Wohnung, Haus und Garten Ordnung zu schaffen. Warum nutzen wir die Gelegenheit nicht auch, um mal in unseren vielfältigen digitalen Ablagen aufzuräumen? Denn diese haben gegenüber der physischen Ablage einen großen Nachteil. Herrscht Unordnung im Büro und auf dem Schreibtisch, beginnen wir uns unwohl zu fühlen und Dinge ständig bei Suchvorgängen von links nach rechts zu räumen. Nicht zuletzt durch sozialen Druck (“Büro-Messi”) entsteht die Notwendigkeit zu handeln.

schreibtisch-unordnung

Ein Wissensarbeiter verwendet meist eine Vielzahl von Ablagen. Dazu gehören z.B. die Festplatte des eigenen Rechners, Gruppenlaufwerke, Cloud-Laufwerke (Dropbox, OneDrive etc.), Wikis, Bookmark-Sammlungen (Pinterest, Storify etc.) und elektronische Notizbücher (Evernote, OneNote etc.). Allen ist gemeinsam, dass man ihnen von außen durch einen Blick auf den Rechner nicht ansieht, ob sie ordentlich sind oder nicht. Daher neigen wir dazu, im Digitalen nicht so ordentlich zu sein, wie in der realen Welt (Regale, Beschriftungen, Sammelkörbe).

Eine einfache Abhilfe kann die aus dem japanischen Management stammende 5S-Methode schaffen. Die fünf S stehen für:

  1. Seiri: Sortiere aus. Alles was für die Arbeit an diesem Platz nicht benötigt wird, aussortieren.
  2. Seiton: Stelle ordentlich hin. Was tatsächlich gebraucht wird, bekommt einen unter ergonomischen Gesichtspunkten ausgesuchten, definierten und gekennzeichneten festen Platz.
  3. Seiso: Säubere. Der Arbeitsplatz wird von Grund auf gereinigt.
  4. Seiketsu: Sauberkeit bewahren. Das bedeutet stetiges Aufräumen und verhindert, dass neue Gegenstände ungeplanten Zugang zum Arbeitsplatz finden.
  5. Shitsuke: Selbstdisziplin üben. Damit Ordnung und Sauberkeit aufrechterhalten werden, ist Disziplin erforderlich. Ist eine Stellfläche für ein Werkzeug definiert, gehört es auch dahin – immer.

Ein digitaler Frühjahrsputz könnte also etwa so aussehen:

  • Festen Zeitraum für den Frühjahrsputz reservieren (mindestens 2-4 Stunden, am besten als jährlichen Regeltermin fest verankern).
  • Liste von Ablagen erstellen, die gesäubert werden sollen.
  • Für jede Ablage überlegen, wie die Ablagestruktur aus “ergonomischen Gesichtspunkten” (Stichwort: Usability) aussehen sollte. Ablagestruktur heißt hier nicht zwingend Ordner und Unterordner, sondern auch Tags, Kategorien, Vorlagen etc. Am besten dokumentiert man seine Überlegungen als Referenz in einem kleinen Dokument mit Ablagekonventionen. Das ist umso wichtiger, wenn es sich um Team-Ablagen handelt, um eine Referenz für neue Team-Mitglieder zu haben.
  • Ablagen dann auf Vordermann bringen und ausmisten, das ist insbesondere beim ersten Frühjahrsputz mit großem Aufwand verbunden (s.a. Tipp unten).
  • Für die nachhaltige Verankerung im Alltag sind dann die Punkte 3-5 oben wichtig. Am besten man definiert sich mindestens einmal pro Quartal etwas Zeit für’s Ordnung schaffen (die Wohnung reinigt man ja auch nicht nur einmal pro Jahr).

Gerade das Durchwühlen von Dateiablagen kann langweilig und demotivierend sein. Da finden sich z.B. Ordner mit großen Sammlungen von PDF-Dokumenten, die man irgendwann mal lesen wollte, aber nie dazu gekommen ist. Hier verwende ich gerne das kleine Werkzeug WinDirStat, mit dem man ein ganzes Laufwerk oder einzelne Ordner visualisieren kann. Die Farben der Rechtecke stehen dabei für Dateiformate (das rot markierte Rechteck unten ist z.B. eine MP4-Videodatei), die Rechteckgröße für die Dateigröße. Aus der Visualiserung heraus können Dateien und ganze Ordner direkt gelöscht werden, ein Weg, um sehr schnell durch große Datenmengen mal “durchzufegen”. Falls man keine Administrationsrechte auf dem eigenen Rechner hat, gibt es WinDirStat auch als Portable Version für den USB-Stick.

windirstat

Falls jemand einen solchen Frühjahrsputz durchführt, freue ich mich über einen kurzen Report zu den Erfahrungen unten als Kommentar. Falls sich der Chef in der Abteilung querstellt, kann man ihm diesen Spiegel-Artikel zu Büro-Kaizen zukommen lassen. Denn Chaos wird oft als Zeichen der Vielbeschäftigtkeit missinterpretiert.

Autor: Simon Dückert

Berater, Coach und Geschäftsführer bei Cogneon

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