Expert Debriefing: Wissenstransfer bei drohendem Wissensverlust

Wie gut seid ihr vorbereitet, wenn wichtige Mitarbeiter:innen in den Ruhestand gehen? Wenn Stellen wegen Job Rotation oder Umstrukturierung gewechselt werden? Wenn erfahrene Expert:innen abgeworben werden oder in Elternzeit bzw. Sabbatical gehen? Die Methode Expert Debriefing ist ein seit 1999 praxiserprobtes Verfahren für die systematische Sicherung von implizitem und explizitem Wissen.

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Großes Wissensverlustrisiko

Das Risiko für einen Wissensverlust ist größer, als allgemein angenommen. Einige Beispiele und Statistiken:

Plötzlicher Wissensverlust: 38% der jährlichen Kündigungen erfolgen durch die Mitarbeitenden
Hohe Wechselbereitschaft: Über 80% der Mitarbeiter haben eine geringe emotionale Bindung zum aktuellen Unternehmen
Hohe Fluktuation: Die Verweildauer von Mitarbeitenden bei eine Unternehmenbleiben in Deutschland im Schnitt nur 10,8 Jahre bei einem Unternehmen
Handlungsdruck bei der Wissensbewahrung: Fast ein Drittel der Beschäftigen (“Baby Boomer”) erreicht 2036 das Rentenalter

Strukturierte Wissensbewahrung mit Expert Debriefing

1999 haben wir den Referenzprozess Expert Debriefing für die professionelle Wissenssicherung entwickelt. Betreut durch unsere Expert-Debriefing-Moderator:innen durchlaufen Expert:in und ein oder mehrere Nachfolgende einen strukturieren Prozess der Wissensbewahrung, in dem z.B. Aufgaben, Ansprechpartner-Netzwerk, Schlüsseldokumente und Sammlungen von Lessons Learnd und Antworten zu oft gestellten Fragen (FAQ) dokumentiet und für die Organisation bewahrt werden. Der Expert Debriefing Prozess im Überblick:

Das Vorgespräch dient dazu, dem Auftraggeber und dem Experten den Zweck, die Vorgehensweise und die Ergebnisse eines Expert Debriefings aufzuzeigen, von den Beteiligten einen Überblick über die Situation und die Rahmenbedingungen zu erhalten
Die persönliche Wissenslandkarte dient dazu, einen systematischen und vollständigen Überblick über das gesamte in Bezug auf eine Stelle relevante Wissen herzustellen.
Identifikationen von geeigneten Maßnahmen der Wissensbewahrung (je nachdem, ob Nachfolgende vorhanden sind oder nicht, kommen hier auch Dokumentation, Screencasts, Podcasts, Erklärvideos etc. zum Einsatz).
Das Einholen des Feedbacks dient dazu, einen möglichst objektiven Überblick über die notwendigen Maßnahmen zur Wissensbewahrung zu erhalten und diese bei Bedarf zu ergänzen.
Die Durchführung der festgelegten Maßnahmen ist der Kern des Expert Debriefings. Hier wird Wissens identifiziert, dokumentiert und durch gemeinsames Tun übertragen. Je nach gebuchtem Expert Debriefing Paket (s.u.) begleiten unsere Moderator:innen Maßnamen direkt oder stehen in regelmäßgien Check-Terminen mit Expertise zur Verfügung.
Die Reflexion dient der Umsetzungskontrolle und der Identifikation noch vorhandener Lücken bei Nachfolger:innen.

Unsere Expert Debriefing Pakete

Je nach Situtation und Umfang der zu sichernden Expertise stehen verschiedene Ausbaustufen (S, M, L) des von uns moderierten Expert Debriefings zur Verfügung. Expert Debriefing finden i.d.R. remote mit Microsoft Teams oder in der Plattform des Kunden statt. Alle Preise verstehen sich zzgl. MwSt.

ED S

Vorgespräch, Aufbau Wissenslandkarte, Ableitung Maßnahmen, Regeltermin zum Maßnahmen-Tracking, Reflexion
€ 2.900,-

ED M

Alles in ED S plus Erhebung von Ansprechpartnern, Erhebung von Schlüsseldokumenten
€ 4.900,-

ED L

Alles in ED M plus Erstellung von Checklisten und Dokumentensammlungen zu Schlüsselaufgaben, Dokumentation zentraler Lessons Learned
€ 7.900,-
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Praxisstimmen

Bei der EnBW war und ist Wissensbewahrung ein wichtiges Thema. Meine Kolleg:innen und ich werden zukünftig das Vorgehensmodell des Expert Debriefings nutzen.
Werner Stockinger Organisationsberater, EnBW Energie Baden-Württemberg
Der Prozess ist fokussiert, interaktiv und bringt schnell sehr brauchbare Ergebnisse. Ich hoffe, dass ich in einer zukünftigen Rolle auch einmal von dieser Art der Einarbeitung profitieren werde.
Jochen Eckhold VP Global Retail HR, adidas AG

Expert Debriefing Praxis-Ausbildung

Neben der Möglichkeit, Expert Debriefings durch unsere Moderator:innen begleiten zu lassen, bilden wir auch Expert Debriefing Moderator:innen in der Methode aus. Im Frühjahr und Herbst gibt es jeweils eine offene Expert Debriefing Praxis-Ausbildung. Zusätzlich sind Inhouse-Ausbildungen für bis zu 10 Personen möglich. Wir haben bereits knapp 1.000 Expert Debriefing Moderator:innen ausgebildet, das ist im Markt einmalig. Nutze unsere Erfahrung und unsere Expertise.

Expert Debriefing Einführung

Für die Verankerung des Expert Debriefings in der eigenen Organisation ist meist mehr nötig, als die reine Praxis-Ausbildung der Moderator:innen. Der Prozess muss in der Organisation abgestimmt und verankert werden. Die neuen Moderator:innen sollten bei einigen von uns moderierten Expert Debriefings hospitieren, um stressfrei Erfahrungen zu sammeln. Bei ihren ersten eigenen Cases sollte ihnen ein erfahrener Coach zur Seite stehen.

Unser Vorschlag für die Vorgehensweise beim Expert Debriefing (bei Interesse gerne konkretes Angebot anfordern):

  1. Workshop zur Klärung der Rahmenbedingungen in der Organisation (2 Tage)
  2. Durchführung einer internen Expert Debriefing Praxis-Ausbildung (2 Tage)
  3. Durchführung von 3x Expert Debriefing M mit Hospitation der ausgebildeten Moderator:innen (3x ED M)
  4. Ausgebildete Moderator:innen führen eigene Expert Debriefings mit Begleitung durch einen Coach durch (ca. 5 Tage Coaching-Aufwand)
  5. Abschlussworkshop zur Reflexion und Klärung offener Fragen (1 Tag)
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