Barrierefrei für Mensch und Maschine – Kleine Helferlein zur Konvertierung von Office-Dokumenten in maschinenlesbare Formate

Die „Währung“ in der dokumentiertes Wissen in Organisationen transferiert wird sind Office-Dateiformate wie pptx, docx, xlsx und PDF. Leider sind das Formate, die für Maschinenlesbarkeit denkbar ungünstig sind. Oft sind sie zusätzlich so groß (z.B. durch in Powerpoint-Präsentationen eingefügte Grafiken), dass sie schnell die Limits von KI-Chatbots wie Copilot, ChatGPT und Claude sprengen.

Mit Barrierefreiheit für Menschen haben sich sicher viele von Euch in der Vergangenheit schon beschäftigt. Im KI-Zeitalter solltet Ihr Euch zusätzlich um die Barrierefreit für Maschinen kümmern. Das hat in der Regel damit zu tun, verschiedene Dateiformate in strukturierten Text (meist Markdown) zu überführen. Ein weiterer Vorteil dabei ist, dass die Dateien meist deutlich kleiner werden, was Backup und Archiv freuen (z.B. 100MB Powerpoint wird zu 100kB Text-Datei).

Hier sind einige Werkzeuge und Helferlein, die ich in der Praxis sehr häufig verwende:

• PDF: das P in PDF steht für „printable“ und damit ist auch der Haupt-Anwendungsfall von PDFs benannt, das Gegenteil von Maschinenlesbarkeit. Mit Werkzeugen wie Llamaindex und Docling entstehen daraus strukturierte Text-Dateien. Wer diese Tools nicht im Zugriff hat, kann folgenden Trick verwenden: einfach das PDF in Microsoft Word öffnen, dabei wird es automatisch in ein Text-Dokument konvertiert.
• DOCX & ODT: Word-Dateien und deren offenes Pendant Open Document Format lassen sich in der neuen Version 26.2 von LibreOffice öffnen und direkt in Markdown abspeichern. Libreoffice Writer ist mittlerweile auch ein WYSIWYG-Markdown-Editor.
• Audio & Video: der Prozess, aus Audio- und Video-Dateien (z.B. wav, mp3, mp4) Text zu erstellen, nennt sich Transkription. Bei Aufzeichnungen von Videokonferenzen z.B. mit Microsoft Teams werden neben den Mediendateien direkt auch Transkripte im Word- und VTT-Format erzeugt. Alternativ können Werkzeuge wie MacWhisper Mediendateien sehr schnell transkribieren und in einer Vielzahl von Formaten speichern.
• Pandoc: Pandoc ist mein „Schweizer Taschenmesser“ für die Text-Konvertierung. Wenn ich Transkripte mit KI zusammengefasst habe (z.B. Vorträge von Lern-Events oder Townhalls), liegen diese i.d.R. im Markdown-Format vor. Sollen die Inhalte dann in Sharepoint-Pages oder Wiki-Seiten in Confluence bereitgestellt werden, sind die notwendigen Formate in Bruchteilen von Sekunden erzeugt. Tipp für alle, die Pandoc auf Ihrem Firmenrechner nicht installieren dürfen: mit der neuen Version 3.9 geht das als Webanwendung auch direkt im Browser, ohne dass die Inhalte den eigenen Rechner verlassen.

Wir haben im letzten Jahr eine Vielzahl von Projekten gemacht, bei der Sammlungen von Präsentationen oder Archive von Aufzeichnungen z.B. von internen Konferenzen, Barcamps oder Webinaren mit Hilfe dieser Tools KI-ready gemacht wurden. Falls Ihr an einem derartigen Projekt Interesse habt, meldet Euch gerne.

Was sind Eure Tools, Helferlein und Tricks, um Eure Inhalte für Maschinen und KI-Chatbots barrierefrei zu machen?

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Simon Dückert

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Scholarch der Cogneon Akademie. Von der Ausbildung Dipl.-Ing. Elektrotechnik mit Schwerpunkt Digitale Nachrichtentechnik. Ich brenne für Lernende Organisationen, Wissensmanagement, New Work und Lebenslanges Lernen. Mitglied in Corporate Learning Community, Gesellschaft für Wissensmanagement, Chaos Computer Club uvm. Weiterer Podcast unter http://knowledge-on-air.de.

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