Jive Grundfunktionen

In diesem Blog möchte ich Ihnen die Grundfunktionen von Jive kurz aufzeigen.

Profil

Jive ist eine sogenannte Social Software Suite, die mehrere Möglichkeiten und Features des Web 2.0 in sich vereint. Ein wesentlicher Bestandteil ist dabei das eigene Profil, wie sie es in etwa aus sozialen Netzwerken wie Facebook und Xing her kennen. Hier können Sie sich als Person beschreiben und Angaben zu ihre Position im Unternehmen vornehmen. Darüber hinaus können Sie sich mit ihren Kollegen vernetzen.

Orte (Bereiche & Gruppen)

Jive lässt sich durch die sogenannten Orte strukturieren. Dabei handelt es sich um Einheiten, für die individuell Lese- und Schreibrechte vergeben werden können. So haben Sie die Möglichkeit sensible Informationen in einem kleinen Personenkreis zu diskutieren, während sie gleichzeitig über übergreifende Themen unternehmensweit kommunizieren können.

Diskussionsforen

Wie bereits erwähnt haben Sie in Jive die Möglichkeit Themen zu diskutieren.

Blogs

Bei Blogs handelt es sich um persönliche, chronologisch rückwärts sortierte Beiträge von Personen. So können Mitarbeiter Blogs z.B. als persönliches Arbeitstagebuch verwenden, in dem Sie ihre Erkenntnisse und Erfahrungen festhalten. Kollegen haben zusätzlich die Möglichkeit Feedback auf Blogeinträge zu geben. Auf diese Weise werden die „wahren“ Experten im Unternehmen sichtbar. Blogs können ebenfalls in der Unternehmenskommunikation eingesetzt werden um z.B. die Mitarbeiter über Neuigkeiten des Managements transparent zu informieren und dadurch Gerüchte und Unmut in der Belegschaft zu vermeiden.

Activity Streams

Kommunikation findet in unterschiedlichen Bereichen und Gruppen in Jive statt. Damit Sie nicht alle Orte einzeln aufsuchen müssen um zu sehen ob es Neuigkeiten gibt, aggregiert Jive Informationen und Kommunikation in „Activity Streams“. Diese Listen geben Ihnen beim Einstieg in Jive direkt einen schnellen Überblick über die aktuellsten Geschehnisse.

RSS Feeds

Eine individuelle Aggregation von Informationen bieten RSS Feeds. So lassen sich bestimmte Inhalte in Jive abonnieren. Wollen Sie z.B. über alle Entwicklungen der Gruppe „e-Mobility“ auf dem neuesten Stand bleiben, so können Sie diese Inhalte entweder in Outlook als RSS integrieren oder Sie installieren einen RSS Reader, der genau die gewünschte Inhalte aggregiert und Ihnen die neuesten Inhalte anzeigen. Dokumente gemeinsam bearbeiten. In Jive haben Sie durch eine Word-ähnliche Maske die Möglichkeit, Dokumente zu erstellen. Kollegen können Sie anschließend Bearbeitungsrechte vergeben um kollaborativ zusammen an einem Dokument zu arbeiten. Durch die integrierte Änderungshistorie haben Sie immer den Überblick über die Autoren und deren Änderungen im Dokument.

Upload von Dokumenten

Sie haben interessante Studien, Berichte etc., die sie an ihre Kollegen verteilen  möchten? Kein Problem. Hierzu brauchen Sie nicht mehr über Emailverteiler zu kommunizieren sondern können schnell, zielgerichtet und transparent für alle Empfänger die entsprechenden Inhalte in Jive veröffentlichen.

Rating

In Jive können Sie Inhalte (Dokumente, Blogs, Diskussionen) bewerten. So kristallisieren sich während der Zeit die wirklich wichtigen und relevanten Informationen heraus. Darüber hinaus gibt es den Autoren die Motivation möglichst gute Beiträge zu veröffentlichen.

Tags

Eine neue Form der Suche von Inhalten bieten tags. Dabei handelt es sich um Schlagwörter, mit denen Sie Inhalte versehen können. Suchen Sie etwa sämtliche Inhalte über ihren Hauptkonkurrenten, so geben Sie das Schlagwort an und dass System zeigt Ihnen die entsprechenden Inhalte an (sofern Inhalte konsequent mit Schlagwörtern versehen werden!).

Projektorganisation

Für die Projektarbeit bietet Ihnen Jive ebenfalls die Möglichkeit Zugriffsrechte für ihre Projekte einzeln festzuhalten. Innerhalb eines „Projektraums“ haben die Projektmitglieder dann die Möglichkeit effektiv zusammen zu arbeiten.

Drei Haupttypen von Wikis für den Einsatz im Unternehmen

Wiki=Wiki? – nicht ganz. Wie bei vielen Dingen, lohnt es sich auch bei Wikis eine differenzierte Sichtweise einzunehmen. Beispielsweise nutzt Firma x  Wikis für die Projektarbeit während Firma y vornehmlich Wikis für die Bereitstellung von unternehmensweiten Vorlagen nutzt. Wie dieses kurze Beispiel zeigt, bieten Wikis im Unternehmen verschiedene Anwendungsfelder, auch Use Cases genannt. Basierend auf diesen Anwendungsfeldern, kann man eine Typisierung vornehmen  – Die Wissenschaft unterscheidet hierbei folgende drei Wiki-Typen:

Firmenwikis

Diese Art von Wikis dienen zur Sammlung und Bearbeitung bereichsübergreifender und unternehmensweit relevanter Informationen für alle Mitarbeiter eines Unternehmens. Prominente Beispiele hierfür sind in etwa Häufig gestellte Fragen (FAQ), Glossare, aber auch Vorlagen, Anträge und sonstige Formulare.

Gruppenwikis

Diese Wikis hingegen werden nur im Kreis von Mitarbeitern einer Gruppe (z.B. Abteilungen, Projekte oder Communities) genutzt. Dementsprechend kleiner ist hier die Nutzungsgruppe. Klassische Anwendungsbeispiele sind Projektlisten, Agenda/Protokolle, Aufgaben und Zusammenarbeit der Mitarbeiter.

Persönliche Wikis

Diese Form des Wiki entspricht nicht der klassischen Nutzung von Wikis, bei der mehrere Personen den Inhalt kreieren (Co-Creation). Ein persönliches Wiki dient in erster Linie dem persönliche Lernen sowie als persönliche Aufgaben und Notizensammlung.

Wichtig an dieser Stelle anzumerken ist, dass sich ein sinnvoller Einsatz von Wikis im Unternehmen nicht auf einen Typ beschränkt, sondern es sich vielmehr anbietet mehrere Wiki Typen parallel zu nutzen. Ein Verständnis der oben aufgezeigten Wiki Typen mit ihren unterschiedlichen Zielgruppen und Anwendungsgebieten schließlich ermöglicht es Firmen Wikis zielgerichtet einzusetzen und ebenfalls Zugriffsrechte zu steuern.

Zu diesem Thema hat Microsoft Research auf der WikiSym 2010 eine Veröffentlichung präsentiert, http://research.microsoft.com/pubs/138572/WikiSymTaxonomy.pdf

Enterprise 2.0: Web 2.0 & die Wechselwirkungen im Unternehmenskontext

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Abbildung 1: Eigene Darstellung (2011)

Damit man zu einem tieferen Verständnis über Web 2.0 und dessen Implikationen für den Unternehmenseinsatz kommen kann, habe ich zuerst mit dem Begriff Web 2.0 näher befasst. In Anlehnung an Fuchs-Kittowski, begreife ich persönlich Web 2.0 als ein Konstrukt aus drei Schichten:

Technologie

Die Basis sind neue Technologien, die sich im Laufe der zeit entwickelt haben. Hierzu zählt z.B. Ajax.

Anwendungen

Erst durch diese technologischen Innovationen konnten sich Anwendungen entwickeln, die die zweite Schicht charakterisiert. Dazu zählen unter anderem Wikis, Microblogs, soziale Netzwerke, Blogs, etc.

Wirk-Prinzipien

Die dritte Schicht schließlich beschreibt die Wirk-Prinzipien dieser Anwendungen.

Auf Basis dieses Frameworks, hat sich dann meine Auffassung des Begriffs Enterprise 2.0 entwickelt. Für mich beschreibt dieser Begriff nicht primär die Nutzung von Web 2.0 Anwendungen (Wiks, Blogs, etc.) im Unternehmen, sondern deren Wirk-Prinzipien (Kollaboration, Netzwerkeffekte, etc.)

Meiner Ansicht nach, haben diese Web 2.0 Wirk-Prinzipien und Anwendungen drei fundamentale Wechselwirkungen im Unternehmenskontext:

Unternehmensziele

Die Nutzung von Web 2.0 Anwendungen im Unternehmen ist kein Selbstzweck, sondern muss an die Unternehmensziele gekoppelt sein.

Unternehmenskultur

Dire Web 2.0 Wirk-Prinzipien wiederum haben einen Einfluss auf die Führungs- und Unternehmenskultur.

Mitarbeiterziele

Schließlich besteht zwischen der Nutzung von Web 2.0 Anwendungen im Unternehmen und den Mitarbeiterzielen eine Beziehung. Nur wenn diese Anwendungen dem einzelnen Mitarbeiter einen Mehrwert bei seiner täglichen Arbeit bieten, haben diese Anwendungen für den Mitarbeiter eine Existenzberechtigung.